Dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói – Tối ưu chi phí sự kiện

Dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí từ concept, sân khấu, âm thanh, MC, múa lân đến trò chơi và media. TV Media & Event tư vấn giải pháp phù hợp từng ngân sách.

Tổ chức một chương trình Trung Thu cho doanh nghiệp tưởng chừng khá đơn giản: chuẩn bị sân khấu, mời đoàn múa lân, thuê MC, mua quà và tổ chức một vài trò chơi cho trẻ em. Tuy nhiên, khi bắt đầu lập kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp thường nhận ra số lượng hạng mục lớn hơn rất nhiều so với dự kiến.

Từ thiết kế concept, backdrop, photobooth, sân khấu, âm thanh – ánh sáng, MC, chị Hằng – chú Cuội đến múa lân, trò chơi, workshop, quà tặng, phá cỗ, photographer, quay phim và nhân sự vận hành, mỗi hạng mục đều cần một phần ngân sách riêng.

Nếu không có kế hoạch phân bổ ngay từ đầu, chương trình rất dễ rơi vào tình trạng:

Trang trí rất đẹp nhưng thiếu hoạt động cho trẻ.

Hoặc:

Sân khấu được đầu tư lớn nhưng ngân sách quà tặng không còn đủ.

Thậm chí có những chương trình phải tăng ngân sách sát ngày vì bỏ quên các khoản như vận chuyển, nhân sự setup, bàn ghế, điện, mái che hoặc phương án dự phòng thời tiết.

Vì vậy, bài toán quan trọng khi tổ chức Trung Thu doanh nghiệp không chỉ là:

“Làm chương trình bao nhiêu tiền?”

mà nên là:

“Với số tiền hiện có, làm sao tạo được nhiều giá trị trải nghiệm nhất?”

Đây chính là điểm mà một dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói chuyên nghiệp có thể hỗ trợ doanh nghiệp.

Khi toàn bộ chương trình được quản lý theo một kế hoạch thống nhất, agency có thể xác định đâu là hạng mục cần ưu tiên, đâu là phần có thể tinh giản và đâu là khoản chi không thực sự cần thiết với quy mô chương trình.

Một chương trình ngân sách 50 triệu đồng không nên cố gắng mô phỏng một sự kiện 200 triệu đồng. Ngược lại, chương trình ngân sách lớn cũng không nên sử dụng quá nhiều hạng mục chỉ vì “có tiền để làm”.

Mục tiêu tốt nhất là:

Đúng nhu cầu – đúng quy mô – đúng trải nghiệm – đúng ngân sách.

TV Media & Event hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, tổ chức sự kiện và team building, cung cấp nhiều nhóm giải pháp gồm EVENT – MEDIA – TEAMBUILDING – NHÂN SỰ – GAME TOOL. Với cách triển khai đa hạng mục, doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình Trung Thu theo một đầu mối thống nhất và chủ động hơn trong việc kiểm soát tổng chi phí.

Dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói là gì?

Dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói là hình thức khách hàng giao phần lớn hoặc toàn bộ quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị và vận hành chương trình Trung Thu cho một agency sự kiện.

Agency có thể tham gia từ giai đoạn đầu tiên:

• Tiếp nhận brief.
• Phân tích nhu cầu.
• Khảo sát địa điểm.
• Xác định ngân sách.
• Xây dựng concept.
• Viết kịch bản.
• Thiết kế.
• Sản xuất.
• Cung cấp thiết bị.
• Cung cấp nhân sự.
• Điều phối chương trình.
• Media.
• Tháo dỡ.

Một chương trình có thể bao gồm:

• Sân khấu.
• Backdrop.
• Cổng chào.
• Photobooth.
• Âm thanh.
• Ánh sáng.
• LED.
• MC.
• Chị Hằng.
• Chú Cuội.
• Đoàn lân.
• Ảo thuật.
• Xiếc.
• Workshop.
• Trò chơi.
• Game tool.
• Nhà hơi.
• Quà.
• Catering.
• Photographer.
• Quay phim.

Không phải chương trình nào cũng cần tất cả những hạng mục trên.

Giá trị của hình thức trọn gói nằm ở việc agency giúp lựa chọn đúng cấu hình cho từng chương trình.

Tối ưu chi phí tổ chức Trung Thu có phải là cắt giảm?

Không.

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất.

Tối ưu không có nghĩa là lựa chọn:

• Sân khấu rẻ nhất.
• MC rẻ nhất.
• Backdrop rẻ nhất.
• Lân rẻ nhất.

Nếu chỉ cắt giảm, chương trình có thể mất chất lượng.

Tối ưu là loại bỏ hoặc giảm những khoản ít tạo giá trị để dành ngân sách cho những trải nghiệm thực sự cần thiết.

Ví dụ:

Một chương trình khoảng 80 trẻ tại văn phòng.

Doanh nghiệp có 50 triệu đồng.

Phương án A

• LED: 18 triệu.
• Trang trí lớn: 15 triệu.
• Âm thanh: 7 triệu.
• MC: 4 triệu.
• Lân: 6 triệu.

Tổng: 50 triệu.

Nhưng:

• Không game.
• Không workshop.
• Không photographer.
• Không hoạt động bố mẹ – con.

Chương trình nhìn đẹp nhưng trẻ chủ yếu ngồi xem.

Phương án B

• Backdrop: 6 triệu.
• Sân khấu: 5 triệu.
• Âm thanh – ánh sáng: 7 triệu.
• MC: 4 triệu.
• Lân: 6 triệu.
• Ảo thuật: 5 triệu.
• Game: 5 triệu.
• Workshop: 7 triệu.
• Photographer: 3 triệu.
• Nhân sự hỗ trợ: 2 triệu.

Tổng: khoảng 50 triệu.

Trong phương án B, hình ảnh sân khấu có thể không “hoành tráng” bằng nhưng trải nghiệm người tham dự nhiều hơn đáng kể.

Đó chính là tối ưu.

Vì sao chi phí tổ chức Trung Thu dễ bị đội lên?

Có rất nhiều nguyên nhân.

1. Không xác định ngân sách ngay từ đầu

Một sai lầm thường gặp là yêu cầu agency:

“Anh/chị cứ lên chương trình thật đẹp trước nhé.”

Agency xây proposal 150 triệu.

Sau đó doanh nghiệp thông báo:

“Ngân sách bên em chỉ 60 triệu.”

Toàn bộ phương án phải làm lại.

Nếu thông báo ngân sách ngay từ đầu, concept có thể được thiết kế phù hợp hơn.

2. Không xác định số lượng trẻ

Nhiều chi phí Trung Thu phụ thuộc trực tiếp vào số trẻ:

• Quà.
• Workshop.
• Lồng đèn.
• Bánh.
• Dụng cụ.
• Ghế.

Nếu dự kiến 100 trẻ nhưng thực tế có 180 trẻ, ngân sách có thể thay đổi rất lớn.

3. Không phân biệt ngân sách event và ngân sách quà

Ví dụ:

Ngân sách tổng: 100 triệu đồng.

Có 200 trẻ.

Mỗi phần quà: 200.000 đồng.

Tiền quà:

200 x 200.000 = 40 triệu đồng.

Như vậy ngân sách event thực tế chỉ còn:

60 triệu đồng.

Nếu không nói rõ từ đầu, proposal rất dễ vượt ngân sách.

4. Thêm quá nhiều hạng mục sát ngày

Ban đầu:

• MC.
• Lân.
• Game.

Sau đó bổ sung:

• LED.
• Ảo thuật.
• Photobooth.
• Workshop.
• Quay phim.

Mỗi thay đổi đều khiến tổng ngân sách tăng.

5. Không tính chi phí logistics

Một số khoản dễ bị bỏ quên:

• Vận chuyển.
• Bốc xếp.
• Setup.
• Tháo dỡ.
• Tăng ca.
• Điện.
• Bảo vệ.
• Vệ sinh.

6. Không dự phòng thời tiết

Tổ chức ngoài trời nhưng không tính:

• Mái che.
• Nhà bạt.
• Quạt.
• Sàn.
• Điện dự phòng.

Nếu thời tiết thay đổi, chi phí xử lý sát ngày có thể cao hơn nhiều so với chuẩn bị trước.

7. Quá tập trung vào phần nhìn

Một số chương trình đầu tư rất nhiều vào:

• Backdrop 3D.
• LED.
• Mô hình.
• Trang trí.

Nhưng trẻ lại có rất ít thứ để chơi.

Trung Thu là chương trình trải nghiệm.

Hình ảnh quan trọng nhưng không nên chiếm toàn bộ ngân sách.

8. Sử dụng quá nhiều tiết mục

Một chương trình 2,5 giờ nhưng có:

• Múa lân.
• Ca sĩ.
• Nhóm múa.
• Nhảy.
• Xiếc.
• Ảo thuật.
• Mascot dance.

Như vậy trẻ gần như chỉ ngồi xem.

Chưa kể mỗi tiết mục đều phát sinh chi phí.

Cấu trúc ngân sách Trung Thu doanh nghiệp nên chia thế nào?

Để tối ưu, doanh nghiệp có thể chia ngân sách thành năm nhóm.

Nhóm 1: Phần bắt buộc

Bao gồm:

• Sân khấu hoặc khu vực chính.
• Backdrop.
• Âm thanh.
• MC.
• Điều phối.

Đây là nền tảng chương trình.

Nhóm 2: Trải nghiệm

Bao gồm:

• Game.
• Workshop.
• Lân.
• Ảo thuật.
• Family Challenge.

Đây là nhóm nên ưu tiên với chương trình thiếu nhi.

Nhóm 3: Hình ảnh

Bao gồm:

• Trang trí.
• Photobooth.
• Cổng.
• LED.

Có thể điều chỉnh theo ngân sách.

Nhóm 4: Quyền lợi khách tham dự

Bao gồm:

• Quà.
• Đồ ăn.
• Nước.
• Bánh.
• Lồng đèn.

Nhóm 5: Media và dự phòng

Bao gồm:

• Photographer.
• Video.
• Livestream.
• Chi phí dự phòng.

Doanh nghiệp nên có khoảng ngân sách dự phòng để xử lý thay đổi.

Tỷ lệ phân bổ ngân sách Trung Thu tham khảo

Không có tỷ lệ cố định áp dụng cho mọi chương trình. Tuy nhiên, với một sự kiện doanh nghiệp thiên về trải nghiệm thiếu nhi, có thể tham khảo cách phân bổ:

Nhóm ngân sách	Tỷ lệ tham khảo
Sân khấu – thiết bị	20 – 30%
Nội dung – biểu diễn – game	20 – 30%
Trang trí – hình ảnh	10 – 20%
Nhân sự – vận hành	10 – 15%
Media	5 – 10%
Dự phòng	5 – 10%

Quà và catering nên tách riêng nếu số lượng khách lớn vì hai khoản này có thể chiếm tỷ trọng rất cao.

15 cách tối ưu chi phí dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói

1. Chốt ngân sách trước khi làm concept

Đây là việc đầu tiên.

Hãy nói rõ:

“Ngân sách event khoảng 70 triệu, chưa gồm quà.”

hoặc:

“Tổng ngân sách 120 triệu đã gồm quà và ăn uống.”

Agency sẽ biết giới hạn.

2. Xác định mục tiêu chính của chương trình

Một chương trình có thể có nhiều mục tiêu:

• Vui chơi cho trẻ.
• Family Day.
• Employer Branding.
• Tri ân nhân viên.
• Truyền thông.
• CSR.

Tuy nhiên, nên có một mục tiêu chính.

Nếu mục tiêu là vui chơi thiếu nhi, ngân sách nên ưu tiên game và hoạt động.

Nếu mục tiêu là employer branding, media và thiết kế có thể được đầu tư nhiều hơn.

3. Phân nhóm “phải có – nên có – có thể bỏ”

Đây là cách rất hiệu quả.

Phải có

Ví dụ:

• MC.
• Âm thanh.
• Backdrop.
• Lân.

Nên có

• Game.
• Ảo thuật.
• Photographer.

Có thể bỏ

• LED.
• Cổng lớn.
• Nghệ sĩ nổi tiếng.

Khi cần giảm ngân sách, sẽ biết cắt ở đâu.

4. Tận dụng địa điểm sẵn có

Nếu công ty có:

• Hội trường.
• Canteen.
• Sân.
• Khu sinh hoạt.

hãy ưu tiên sử dụng.

Chi phí thuê venue có thể được chuyển sang hoạt động cho trẻ.

5. Dùng backdrop thay LED

LED rất đẹp nhưng không phải lúc nào cũng cần.

Với chương trình:

• 50 – 150 người.
• Không có nhiều video.
• Không cần visual phức tạp.

Backdrop hoàn toàn đủ.

6. Tối ưu diện tích sân khấu

Sân khấu quá lớn khiến:

• Tăng kết cấu.
• Tăng backdrop.
• Tăng LED.
• Tăng ánh sáng.

Hãy chọn kích thước phù hợp.

7. Chọn một tiết mục “hero”

Thay vì thuê bốn tiết mục bình thường, có thể chọn một hoặc hai tiết mục tốt.

Ví dụ:

Lân + ảo thuật.

Sau đó dành thời gian cho game.

8. Sử dụng game thay vì quá nhiều biểu diễn

Game thường có lợi thế:

• Chi phí dễ kiểm soát.
• Nhiều trẻ được tham gia.
• Có tương tác.
• Tạo tiếng cười.

Đặc biệt game gia đình còn giúp bố mẹ tham gia.

9. Tối ưu workshop theo độ tuổi

Không phải tất cả trẻ đều cần cùng một workshop.

Ví dụ:

3 – 6 tuổi

Tô mặt nạ.

7 – 12 tuổi

Làm đèn.

Như vậy vừa phù hợp năng lực vừa tối ưu vật liệu.

10. Đặt dịch vụ sớm

Mùa Trung Thu nhu cầu đối với:

• MC.
• Lân.
• Ảo thuật.
• Thiết bị.

thường tập trung vào một khoảng thời gian.

Lên kế hoạch sớm giúp doanh nghiệp có nhiều phương án lựa chọn hơn.

11. Gộp nhiều dịch vụ cùng một đầu mối

Nếu thuê:

• Sân khấu từ A.
• Game từ B.
• Photographer từ C.
• MC từ D.
• Lân từ E.

doanh nghiệp phải điều phối năm đầu mối.

Ngoài ra còn có thể phát sinh nhiều lần vận chuyển.

Sử dụng dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói giúp gom các nhóm công việc về một hệ thống quản lý.

12. Tối ưu thời lượng chương trình

Chương trình càng dài càng có thể phát sinh:

• Nhân sự.
• Kỹ thuật.
• Địa điểm.
• Thiết bị.

Với Trung Thu, khoảng 2 – 3 giờ cho phần chương trình chính thường đã đủ để triển khai nhiều hoạt động.

13. Không trang trí mọi góc

Thay vì phủ decoration toàn địa điểm, hãy tập trung vào:

Cổng – photobooth – sân khấu.

Đây là ba khu vực xuất hiện nhiều nhất trong ảnh.

14. Có kế hoạch media rõ

Không phải chương trình nào cũng cần:

• 3 camera.
• Livestream.
• Flycam.
• Photographer đông.

Nếu chỉ cần album nội bộ, một hoặc hai photographer có thể đủ tùy quy mô.

15. Dành ngân sách dự phòng

Không nên sử dụng 100% ngân sách từ proposal ban đầu.

Một khoản dự phòng giúp xử lý:

• Tăng khách.
• Thêm quà.
• Thời tiết.
• Logistics.

Hạng mục nào không nên cắt quá mạnh?

Tối ưu không có nghĩa là tất cả đều phải giảm.

Có một số nhóm doanh nghiệp nên ưu tiên giữ chất lượng.

Âm thanh

Âm thanh không rõ sẽ ảnh hưởng toàn bộ chương trình.

MC nói không nghe được thì:

• Game không chạy.
• Trẻ mất tập trung.
• Timeline bị chậm.

MC

MC thiếu nhi cần có khả năng:

• Hoạt náo.
• Xử lý trẻ.
• Chuyển tiết mục.
• Điều khiển game.

Chọn người không phù hợp chỉ vì giá rẻ có thể ảnh hưởng rất lớn.

Nhân sự vận hành

Sự kiện vài trăm khách không nên giảm quá nhiều coordinator.

Các khu:

• Check-in.
• Game.
• Workshop.
• Quà.

đều cần người phụ trách.

An toàn

Không nên tiết kiệm ở:

• Điện.
• Kết cấu.
• Game tool.
• Nhà hơi.
• Mái che.

Hạng mục nào có thể giảm khi ngân sách hạn chế?

LED

Có thể thay bằng backdrop.

Trang trí 3D

Dùng backdrop phẳng và một số mô hình điểm nhấn.

Cổng chào lớn

Có thể sử dụng booth check-in gọn.

Quá nhiều biểu diễn

Giữ 1 – 2 tiết mục.

Quay phim nhiều camera

Nếu không cần video phức tạp, có thể dùng cấu hình đơn giản hơn.

Nghệ sĩ có độ nhận diện cao

Một MC hoặc performer chuyên nghiệp phù hợp với trẻ có thể mang lại hiệu quả tốt mà chi phí hợp lý hơn.

Gói dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói tiết kiệm theo quy mô

Dưới đây là các cấu hình tham khảo để doanh nghiệp hình dung cách phân bổ.

Gói Mini – doanh nghiệp khoảng 50 – 100 khách

Mục tiêu:

Gọn – vui – đủ không khí Trung Thu.

Có thể gồm:

• Kịch bản.
• Backdrop.
• Âm thanh cơ bản.
• MC.
• Chị Hằng hoặc chú Cuội.
• Múa lân.
• Game.
• Nhân sự hỗ trợ.

Không nhất thiết cần:

• LED.
• Cổng 3D.
• Nhiều tiết mục.
• Workshop lớn.

Format:

Check-in → lân → MC → game → ảo thuật hoặc hoạt động tương tác → trao quà → rước đèn.

Gói Standard – khoảng 100 – 250 khách

Có thể triển khai:

• Concept.
• Backdrop.
• Sân khấu.
• Âm thanh – ánh sáng.
• MC.
• Hằng – Cuội.
• Múa lân.
• Ảo thuật.
• 2 – 3 game.
• Workshop.
• Photographer.
• Điều phối.

Không nhất thiết sử dụng LED nếu ngân sách hạn chế.

Gói Family Moon Day – khoảng 200 – 500 khách

Phù hợp doanh nghiệp muốn kết hợp Family Day.

Buổi chiều

• Check-in.
• Workshop.
• Family Game.
• Game booth.

Buổi tối

• Lân.
• Sân khấu.
• MC.
• Biểu diễn.
• Trao quà.
• Rước đèn.

Một số hạng mục như:

• Âm thanh.
• Photographer.
• Nhân sự.

có thể được sử dụng xuyên suốt chương trình để tối ưu.

Gói Moon Festival – từ 500 khách

Chương trình có thể cần:

• Cổng chào.
• Photobooth.
• Sân khấu.
• LED.
• Hệ thống âm thanh.
• Khu game.
• Workshop.
• Lân.
• Biểu diễn.
• Media.
• Đội ngũ điều phối.

Với quy mô này, việc cắt giảm nhân sự để tiết kiệm thường không phải lựa chọn tốt.

Thay vào đó có thể tối ưu bằng:

• Giảm số lượng khu trang trí.
• Chọn ít tiết mục.
• Chia game theo cụm.
• Sử dụng một concept xuyên suốt.

Mẫu ngân sách Trung Thu khoảng 30 triệu đồng

Giả sử:

• 50 – 80 khách.
• Địa điểm có sẵn.
• Quà tự chuẩn bị.

Có thể phân bổ:

Hạng mục	Ngân sách tham khảo
Backdrop	4 triệu
Âm thanh	4 triệu
MC	3 triệu
Chị Hằng/Chú Cuội	2 triệu
Lân	5 triệu
Game – đạo cụ	4 triệu
Ảo thuật	4 triệu
Điều phối – kỹ thuật	2 triệu
Dự phòng	2 triệu
Tổng	30 triệu

Đây chỉ là mô hình minh họa để doanh nghiệp hình dung cách phân bổ, không phải báo giá cố định.

Mẫu ngân sách khoảng 50 triệu đồng

Giả sử:

• 100 – 150 khách.
• 50 – 70 trẻ.
• Địa điểm có sẵn.

Hạng mục	Dự trù
Concept – thiết kế	3 triệu
Backdrop	6 triệu
Sân khấu	4 triệu
Âm thanh – ánh sáng	7 triệu
MC	3 triệu
Hằng – Cuội	3 triệu
Lân	6 triệu
Ảo thuật	5 triệu
Game	4 triệu
Photographer	3 triệu
Điều phối	3 triệu
Dự phòng	3 triệu

Có thể linh hoạt cắt hoặc tăng tùy nhu cầu.

Mẫu ngân sách khoảng 100 triệu đồng

Giả sử:

• 200 – 300 khách.
• 100 trẻ.
• Family Day kết hợp Trung Thu.

Có thể chia:

Nhóm	Dự trù
Concept – thiết kế	6 triệu
Sân khấu – backdrop	12 triệu
Âm thanh – ánh sáng	12 triệu
Trang trí – photobooth	10 triệu
MC – nhân vật	6 triệu
Lân	8 triệu
Biểu diễn	6 triệu
Game	8 triệu
Workshop	10 triệu
Media	6 triệu
Nhân sự	6 triệu
Dự phòng	10 triệu

Nếu sử dụng LED, có thể phải giảm một số hạng mục khác hoặc nâng tổng ngân sách.

Cách đọc báo giá dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói

Đừng chỉ nhìn vào dòng:

Tổng cộng: 80.000.000 đồng.

Hãy kiểm tra từng phần.

1. Backdrop ghi rõ kích thước chưa?

Backdrop 3 x 4 m và 5 x 10 m có chi phí khác nhau.

2. Sân khấu bao nhiêu mét?

Cần ghi:

• Dài.
• Rộng.
• Cao.
• Thảm.

3. Âm thanh gồm những gì?

Nên biết:

• Số loa.
• Micro.
• Mixer.
• Kỹ thuật viên.

4. Ánh sáng có bao nhiêu đèn?

Không nên chỉ ghi chung “ánh sáng”.

5. LED bao nhiêu mét vuông?

Đây là yếu tố ảnh hưởng giá lớn.

6. MC làm việc bao lâu?

2 giờ và 5 giờ có thể khác chi phí.

7. Lân gồm bao nhiêu con?

Cần biết:

• Số lân.
• Ông Địa.
• Trống.
• Thời lượng.

8. Workshop tính bao nhiêu bé?

Nếu 100 kit nhưng thực tế có 150 bé, sẽ phát sinh.

9. Media bao gồm hậu kỳ không?

Photographer chỉ chụp hay có:

• Chỉnh ảnh.
• Album.
• Video.

10. Đã gồm vận chuyển chưa?

Đây là khoản phải kiểm tra.

Những khoản thường bị bỏ sót trong báo giá sự kiện

• Điện.
• Máy phát điện.
• Mái che.
• Nhà bạt.
• Quạt.
• Bàn ghế.
• Vận chuyển.
• Bốc xếp.
• Gửi xe.
• An ninh.
• Vệ sinh.
• Tăng ca.
• VAT.
• Quà.
• Catering.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ:

“Đây đã phải là chi phí cuối cùng chưa?”

Cách TV Media & Event tiếp cận bài toán tối ưu chi phí

Một chương trình hiệu quả nên bắt đầu từ ngân sách và mục tiêu thực tế.

Bước 1: Nhận brief

Khách hàng cung cấp:

• Ngày.
• Địa điểm.
• Số khách.
• Số trẻ.
• Ngân sách.

Bước 2: Xác định nhóm ưu tiên

Ví dụ:

Doanh nghiệp muốn:

Tập trung vui chơi cho con em nhân viên.

Khi đó ngân sách sẽ ưu tiên:

• Game.
• Lân.
• Workshop.
• MC.

thay vì trang trí quá lớn.

Bước 3: Khảo sát địa điểm

Khảo sát giúp biết có thể tận dụng:

• Sân khấu sẵn.
• Màn hình.
• Bàn ghế.
• Âm thanh.

Nếu tận dụng được, ngân sách sẽ giảm.

Bước 4: Xây concept phù hợp ngân sách

Không nên tạo concept vượt khả năng thi công.

Bước 5: Bóc tách báo giá

Mỗi hạng mục được phân chia để khách hàng dễ điều chỉnh.

Bước 6: Đề xuất phương án A – B

Ví dụ:

Option A

Có LED.

Option B

Backdrop thay LED nhưng bổ sung workshop.

Khách hàng sẽ dễ so sánh giá trị.

Bước 7: Chốt hạng mục trước khi sản xuất

Hạn chế thay đổi sát chương trình.

Bước 8: Vận hành thống nhất

Event Manager kiểm soát:

• Nhân sự.
• Thiết bị.
• Timeline.

Dịch vụ tổ chức Trung Thu của TV Media & Event có thể kết hợp những gì?

TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA hoạt động trong nhiều nhóm dịch vụ, giúp khách hàng có thể kết hợp các hạng mục cần thiết cho chương trình.

EVENT

Bao gồm:

• Trung Thu.
• Gala Dinner.
• Khai trương.
• Khánh thành.
• Hội nghị.
• Hội thảo.
• Lễ kỷ niệm.
• Ra mắt sản phẩm.
• Family Day.
• Year End Party.
• Activation.
• Roadshow.
• Sampling.

MEDIA

TV Media & Event cung cấp:

• Chụp ảnh sự kiện.
• Quay TVC quảng cáo.
• Quay và chụp hình theo tour du lịch.
• Livestream.
• Demo phối cảnh.
• Video highlight.

Với chương trình Trung Thu, doanh nghiệp có thể chỉ chọn loại hình media thực sự cần thiết để tránh tăng chi phí.

TEAMBUILDING

Các loại hình:

• Team building.
• Amazing Race.
• Team building sinh tồn.
• Team building đào tạo.

Kinh nghiệm tổ chức game có thể được ứng dụng vào:

• Family Game.
• Kids Challenge.
• Amazing Race mini.
• Các hoạt động bố mẹ – con.

CUNG CẤP NHÂN SỰ

Bao gồm:

• MC.
• Ca sĩ.
• PG – PB.
• Vũ đoàn.
• Ảo thuật gia.
• Chú hề.
• DJ.
• Hoạt náo viên.
• Coordinator.

CHO THUÊ GAME TOOL

Có thể sử dụng cho:

• Trung Thu.
• Family Day.
• Team building.
• Ngày hội trẻ em.
• Sự kiện nội bộ.

Vì sao chọn một agency đa dịch vụ có thể giúp tối ưu chi phí?

Giảm số đầu mối

Thay vì liên hệ nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp làm việc với một đơn vị quản lý.

Dễ đồng bộ thời gian

Các nhóm biết chung timeline.

Hạn chế thuê trùng thiết bị

Ví dụ cùng một hệ thống âm thanh có thể phục vụ nhiều hoạt động thay vì thuê riêng.

Tận dụng media xuyên suốt

Một photographer có thể chụp:

• Check-in.
• Game.
• Sân khấu.
• Trao quà.

Tận dụng game tool

Nếu kết hợp Family Day và Trung Thu, game tool dùng từ buổi chiều.

Buổi tối chuyển sang sân khấu.

Giảm chi phí quản lý nội bộ

Phòng HR không phải dành quá nhiều nhân sự để theo dõi từng nhà cung cấp.

Trung Thu tiết kiệm có thể vẫn đẹp và chuyên nghiệp không?

Hoàn toàn có thể.

Một chương trình đẹp không nhất thiết phải có:

• LED khổng lồ.
• Cổng 3D.
• Hàng chục mô hình.

Ví dụ một sân khấu đơn giản:

• Backdrop thiết kế tốt.
• Hai cụm đèn lồng hai bên.
• Một mô hình trăng.
• Ánh sáng vừa đủ.

vẫn có thể lên hình rất đẹp.

Điều quan trọng là:

• Bố cục.
• Màu sắc.
• Ánh sáng.
• Khoảng trống.
• Nhận diện thương hiệu.

Thiết kế tốt đôi khi giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí vật liệu.

10 câu hỏi doanh nghiệp nên trả lời trước khi đặt dịch vụ

1. Tổng ngân sách là bao nhiêu?
2. Ngân sách đó đã gồm quà chưa?
3. Có bao nhiêu khách?
4. Có bao nhiêu trẻ?
5. Trẻ ở độ tuổi nào?
6. Địa điểm có sẵn những gì?
7. Mục tiêu quan trọng nhất là gì?
8. Hạng mục bắt buộc là gì?
9. Có cần quay phim hay chỉ chụp ảnh?
10. Nếu trời mưa thì phương án nào?

Chỉ cần trả lời được những câu hỏi này, agency đã có thể xây dựng proposal sát nhu cầu hơn rất nhiều.

Câu hỏi thường gặp về tối ưu chi phí tổ chức Trung Thu

Ngân sách thấp có nên thuê dịch vụ trọn gói không?

Có thể.

“Trọn gói” không đồng nghĩa với “gói lớn”.

Agency có thể thiết kế một cấu hình nhỏ gồm:

• Backdrop.
• MC.
• Âm thanh.
• Lân.
• Game.

Điểm quan trọng là mọi hạng mục được quản lý thống nhất.

Có bắt buộc sử dụng LED không?

Không.

Với nhiều chương trình dưới 200 người, backdrop vẫn là phương án phù hợp.

LED nên dùng nếu cần:

• Video.
• Visual.
• Game.
• Hiệu ứng.

Có nên bỏ photographer để tiết kiệm?

Tùy mục tiêu.

Nếu đây là hoạt động doanh nghiệp quan trọng, ảnh có thể tạo giá trị truyền thông sau sự kiện.

Nếu ngân sách rất hạn chế, có thể giảm video và giữ photographer.

MC và chị Hằng – chú Cuội có thể là cùng một người không?

Có thể tùy format.

Ví dụ MC hóa thân chú Cuội.

Như vậy có thể tối ưu nhân sự.

Tuy nhiên chương trình cần được thiết kế phù hợp.

Nên chọn lân hay ảo thuật nếu chỉ đủ ngân sách một tiết mục?

Nếu muốn giữ màu sắc Trung Thu rõ ràng, múa lân thường là lựa chọn đáng ưu tiên.

Nếu doanh nghiệp đã có lân từ một nguồn khác, có thể dành ngân sách cho ảo thuật.

Workshop có đắt không?

Chi phí phụ thuộc số trẻ và loại vật liệu.

Nếu ngân sách hạn chế, có thể chọn workshop đơn giản như:

• Tô mặt nạ.
• Trang trí đèn giấy.

Có nên cho tất cả trẻ nhận cùng một phần quà?

Đây là cách đơn giản nhất để kiểm soát ngân sách và vận hành.

Nếu chia quà theo độ tuổi, doanh nghiệp cần kiểm soát danh sách kỹ hơn.

Những lỗi “tiết kiệm sai chỗ” cần tránh

Thuê âm thanh quá nhỏ

Kết quả:

Khách không nghe MC.

Giảm nhân sự điều phối

Kết quả:

• Check-in ùn tắc.
• Game không có người hướng dẫn.
• Quà bị nhầm.

Sử dụng game không phù hợp độ tuổi

Có thể gây mất hứng hoặc thiếu an toàn.

Chọn venue quá nhỏ chỉ vì rẻ

Không gian chật ảnh hưởng toàn bộ trải nghiệm.

Không có dự phòng mưa

Một trận mưa có thể khiến toàn bộ outdoor phải thay đổi.

Chọn MC chỉ dựa trên giá

MC là người giữ nhịp chương trình.

Chọn sai sẽ ảnh hưởng tất cả tiết mục.

Mẫu timeline Trung Thu tối ưu chi phí 2,5 giờ

Một chương trình không quá dài giúp tiết kiệm thời gian thuê nhân sự và thiết bị.

17h30 – 18h00

Check-in + workshop.

18h00 – 18h15

Múa lân.

18h15 – 18h25

Khai mạc.

18h25 – 18h40

Chị Hằng – chú Cuội.

18h40 – 18h55

Game.

18h55 – 19h15

Ảo thuật.

19h15 – 19h35

Family Challenge.

19h35 – 19h50

Trao quà.

19h50 – 20h00

Rước đèn.

Đơn giản nhưng đủ:

Xem – chơi – tương tác – nhận quà.

Vì sao TV Media & Event là lựa chọn đáng cân nhắc?

Khi tìm dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói, doanh nghiệp cần một đơn vị không chỉ biết đưa thêm hạng mục vào proposal mà còn biết đề xuất nên bỏ gì khi ngân sách không phù hợp.

TV Media & Event hướng đến việc xây dựng giải pháp dựa trên:

• Quy mô.
• Địa điểm.
• Mục tiêu.
• Đối tượng.
• Ngân sách.

Một chương trình khoảng 100 khách không cần cấu hình giống chương trình 1.000 khách.

Một chương trình tại văn phòng có thể tận dụng:

• Điện.
• Bàn ghế.
• Màn hình.

Trong khi chương trình ngoài trời cần thêm:

• Thiết bị.
• Kết cấu.
• Phương án mưa.

Việc phân tích những yếu tố này trước khi lên báo giá giúp hạn chế các khoản không cần thiết.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói?

Nên cân nhắc nếu:

• Chương trình từ 100 khách trở lên.
• Có nhiều trẻ.
• Có nhiều hạng mục.
• Có sân khấu.
• Có game.
• Có biểu diễn.
• Có media.
• Phòng HR ít nhân sự.
• Muốn kiểm soát ngân sách qua một đầu mối.
• Cần chương trình có concept đồng bộ.

Đối với chương trình nhỏ, doanh nghiệp vẫn có thể lựa chọn gói cơ bản thay vì tự làm mọi hạng mục.

Checklist tối ưu ngân sách trước khi ký hợp đồng

• Đã xác định ngân sách tổng.

• Đã xác định ngân sách event.

• Đã tách quà.

• Đã tách catering.

• Đã xác nhận số khách.

• Đã xác nhận số trẻ.

• Đã kiểm tra địa điểm có sẵn gì.

• Đã xác định hạng mục bắt buộc.

• Đã xác định hạng mục có thể bỏ.

• Đã hỏi chi phí vận chuyển.

• Đã hỏi VAT.

• Đã hỏi setup – tháo dỡ.

• Đã có phương án thời tiết.

• Đã dành ngân sách dự phòng.

Kết luận

Tổ chức Trung Thu tiết kiệm không có nghĩa là tổ chức một chương trình sơ sài.

Ngược lại, khi ngân sách được phân bổ đúng, một chương trình quy mô vừa vẫn có thể mang lại trải nghiệm tốt hơn một sự kiện đầu tư rất nhiều vào những hạng mục không thực sự cần thiết.

Điều quan trọng là xác định đúng câu hỏi.

Không phải:

“Làm sao để mọi thứ rẻ nhất?”

Mà là:

“Hạng mục nào tạo nhiều giá trị nhất cho người tham dự?”

Với trẻ em, đó có thể là:

• Game.
• Workshop.
• Múa lân.
• Tương tác với MC.
• Rước đèn.

Với phụ huynh, đó có thể là:

• Chơi cùng con.
• Chụp ảnh gia đình.
• Chứng kiến con nhận quà.

Với doanh nghiệp, đó có thể là:

• Một chương trình vận hành tốt.
• Hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp.
• Nhân viên cảm thấy được quan tâm.
• Nguồn nội dung media có thể sử dụng lâu dài.

Do đó, một phương án hiệu quả cần cân bằng:

Sân khấu – nội dung – trải nghiệm – nhân sự – hình ảnh – ngân sách.

Đây cũng là giá trị quan trọng của dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói.

Khi toàn bộ chương trình được quản lý thông qua một kế hoạch thống nhất, doanh nghiệp có thể biết rõ:

• Mình đang chi tiền cho gì.
• Phần nào quan trọng.
• Phần nào có thể giảm.
• Phần nào không nên cắt.

TV Media & Event với hệ sinh thái EVENT – MEDIA – TEAMBUILDING – NHÂN SỰ – GAME TOOL hướng đến việc xây dựng các chương trình linh hoạt theo từng quy mô, thay vì sử dụng một package giống nhau cho mọi khách hàng.

Từ chương trình nhỏ tại văn phòng đến Trung Thu kết hợp Family Day cho hàng trăm nhân sự và gia đình, concept và hạng mục đều có thể được điều chỉnh theo ngân sách thực tế.

Nếu doanh nghiệp đang cần dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói nhưng muốn kiểm soát tốt chi phí, hãy chuẩn bị trước:

Ngày tổ chức – địa điểm – số khách – số trẻ – ngân sách – mục tiêu chương trình.

Đây là những thông tin quan trọng để TV Media & Event tư vấn một phương án phù hợp và hạn chế tối đa những khoản chi không cần thiết.

TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA

TV Media & Event là Agency hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, tổ chức sự kiện và team building tại Việt Nam, cung cấp nhiều nhóm dịch vụ dành cho doanh nghiệp.

EVENT

• Gala Dinner.
• Tổ chức khai trương.
• Khánh thành.
• Hội nghị.
• Hội thảo.
• Lễ kỷ niệm.
• Lễ ra mắt sản phẩm.
• Trung Thu.
• Family Day.
• Year End Party.
• Activation.
• Roadshow.
• Sampling.

MEDIA

• Chụp ảnh sự kiện.
• Quay TVC quảng cáo.
• Quay và chụp hình theo tour du lịch.
• Livestream.
• Demo phối cảnh.
• Video highlight.

TEAMBUILDING

• Team building doanh nghiệp.
• Amazing Race.
• Team building sinh tồn.
• Team building đào tạo.
• Các chương trình gắn kết tập thể.

CUNG CẤP NHÂN SỰ

• MC.
• Ca sĩ.
• PG – PB.
• Vũ đoàn.
• Ảo thuật gia.
• Chú hề.
• DJ chuyên nghiệp.
• Hoạt náo viên.
• Nhân sự điều phối.

CHO THUÊ GAME TOOL

Cung cấp game tool và các hạng mục phục vụ:

• Trung Thu.
• Family Day.
• Team building.
• Ngày hội thiếu nhi.
• Sự kiện doanh nghiệp.

Doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói có thể liên hệ TV Media & Event để được tư vấn phương án, hạng mục và mức ngân sách phù hợp.

Hotline: 0916 558 666
Website: https://www.tvevent.vn
Facebook: https://www.facebook.com/tochucsukienchuyennghiep.tvevent.vn
Email: sales.tvgroup@gmail.com

Địa chỉ Hà Nội: Số nhà 5, hẻm 25/01/04, đường Vạn Phúc, Phường Hà Đông, TP. Hà Nội

Văn phòng TP.HCM: 12 Đường Số 14, Phường Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA – Tối ưu ngân sách đúng chỗ, nâng cao trải nghiệm đúng cách, tạo nên một mùa Trung Thu doanh nghiệp trọn vẹn và đáng nhớ.