Lập kế hoạch tổ chức hội thảo doanh nghiệp hiệu quả, tiết kiệm

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến các hoạt động kết nối khách hàng, giới thiệu sản phẩm, đào tạo nhân sự và phát triển quan hệ đối tác, hội thảo trở thành một trong những hình thức sự kiện quan trọng. Tuy nhiên, để một chương trình diễn ra thành công, chuyên nghiệp mà vẫn kiểm soát tốt ngân sách, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch ngay từ những bước đầu tiên.

Một kế hoạch tổ chức hội thảo doanh nghiệp hiệu quả không chỉ trả lời câu hỏi chương trình sẽ diễn ra ở đâu, có bao nhiêu khách hay cần những thiết bị gì. Kế hoạch còn phải xác định rõ mục tiêu, đối tượng tham dự, nội dung, timeline, ngân sách, nhân sự, phương án kỹ thuật, truyền thông và cả những tình huống dự phòng.

Nếu thiếu sự chuẩn bị, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng phát sinh chi phí, thay đổi hạng mục liên tục, lựa chọn venue không phù hợp hoặc gặp sự cố trong ngày diễn ra. Ngược lại, khi kế hoạch được xây dựng khoa học, doanh nghiệp có thể tối ưu nguồn lực, giảm áp lực vận hành và tập trung nhiều hơn vào giá trị cốt lõi của hội thảo.

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực Event – Media – Team Building, TV Media & Event cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói, hỗ trợ khách hàng từ khâu lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch đến thi công, vận hành, quay phim – chụp ảnh và truyền thông sau chương trình.

Vì sao cần lập kế hoạch tổ chức hội thảo doanh nghiệp từ sớm?

Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu chuẩn bị hội thảo bằng việc tìm địa điểm hoặc yêu cầu báo giá thiết bị. Tuy nhiên, đây chưa phải là bước đầu tiên nên thực hiện.

Trước khi liên hệ nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xác định cấu trúc tổng thể của chương trình. Việc này mang lại nhiều lợi ích quan trọng.

Kiểm soát ngân sách tốt hơn

Khi xác định được mục tiêu, số lượng khách và mức độ đầu tư mong muốn, doanh nghiệp có thể phân bổ ngân sách hợp lý cho từng nhóm hạng mục.

Ví dụ, nếu đây là hội thảo chuyên môn, phần nội dung, âm thanh và màn hình trình chiếu cần được ưu tiên. Trong khi đó, nếu là sự kiện ra mắt sản phẩm, ngân sách dành cho sân khấu, LED, khu vực trải nghiệm và media có thể cao hơn.

Kế hoạch rõ ràng giúp hạn chế tình trạng phát sinh quá nhiều hạng mục vào sát ngày tổ chức.

Chủ động lựa chọn địa điểm

Các hội trường đẹp, vị trí thuận tiện hoặc khách sạn có sức chứa phù hợp thường được đặt trước khá sớm, đặc biệt vào mùa cao điểm.

Việc lên kế hoạch sớm giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn thay vì buộc phải chọn địa điểm còn trống.

Dễ kiểm soát tiến độ

Một chương trình hội thảo có rất nhiều mốc công việc như duyệt Key Visual, đặt địa điểm, chốt diễn giả, hoàn thiện slide, sản xuất backdrop, in ấn và tổng duyệt.

Nếu tất cả được đưa vào timeline ngay từ đầu, việc quản lý tiến độ sẽ trở nên đơn giản hơn.

Hạn chế rủi ro

Lập kế hoạch sớm cho phép doanh nghiệp có đủ thời gian kiểm tra thiết bị, khảo sát venue và xây dựng phương án dự phòng.

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với các chương trình có khách VIP, nhiều diễn giả hoặc livestream.

Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức hội thảo doanh nghiệp

Mọi kế hoạch nên bắt đầu từ mục tiêu.

Doanh nghiệp cần xác định rõ lý do tổ chức chương trình và kết quả mong muốn sau sự kiện.

Một số mục tiêu phổ biến gồm:

• Giới thiệu sản phẩm mới.
• Quảng bá thương hiệu.
• Thu hút khách hàng tiềm năng.
• Chăm sóc khách hàng hiện hữu.
• Gặp gỡ nhà phân phối.
• Kết nối đối tác.
• Đào tạo nhân viên.
• Chia sẻ kiến thức chuyên ngành.
• Xây dựng cộng đồng.
• Truyền thông chiến lược doanh nghiệp.

Mục tiêu càng cụ thể thì việc xây dựng nội dung, lựa chọn địa điểm và phân bổ ngân sách càng chính xác.

Ví dụ, một hội thảo nhằm tạo lead bán hàng nên có khu vực tư vấn, thu thập thông tin và quy trình chăm sóc sau chương trình. Trong khi đó, hội thảo đào tạo nội bộ cần ưu tiên không gian học tập, thiết bị trình chiếu và tài liệu.

Bước 2: Xác định đối tượng khách tham dự

Khách mời là trung tâm của toàn bộ chương trình.

Doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi:

• Khách tham dự là ai?
• Họ quan tâm điều gì?
• Độ tuổi chủ yếu?
• Họ đến từ khu vực nào?
• Có khách VIP không?
• Có khách nước ngoài không?
• Họ đã biết thương hiệu chưa?

Việc hiểu khách mời giúp doanh nghiệp lựa chọn nội dung và trải nghiệm phù hợp.

Một hội thảo dành cho CEO và quản lý cấp cao cần có cách tổ chức khác với workshop dành cho sinh viên hoặc nhân viên trẻ.

Bước 3: Xác định số lượng khách mời

Số lượng khách ảnh hưởng đến hầu hết mọi khoản chi phí trong chương trình.

Từ venue, bàn ghế, tea break đến âm thanh và nhân sự đều được tính toán dựa trên quy mô tham dự.

Có thể chia sơ bộ như sau:

Hội thảo dưới 50 khách

Phù hợp với:

• Workshop.
• Đào tạo.
• Gặp gỡ đối tác.
• Hội thảo chuyên môn nhỏ.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn phòng họp khách sạn, co-working space hoặc hội trường nhỏ.

Hội thảo từ 50 – 150 khách

Đây là quy mô phổ biến đối với hội thảo khách hàng và chương trình doanh nghiệp.

Cần đầu tư tốt hơn về:

• Check-in.
• Sân khấu.
• Âm thanh.
• Màn hình.
• Nhân sự.
• Media.

Hội thảo từ 150 – 300 khách

Với số lượng này, việc điều phối trở nên phức tạp hơn.

Doanh nghiệp cần quan tâm đến luồng di chuyển, khu vực check-in, lối thoát hiểm và số lượng nhân sự phục vụ.

Hội thảo trên 300 khách

Chương trình lớn cần có Event Manager, Stage Manager và ekip kỹ thuật chuyên nghiệp.

Nếu có nhiều diễn giả hoặc livestream, hệ thống kỹ thuật càng phải được tính toán kỹ.

Bước 4: Xây dựng ngân sách tổng thể

Ngân sách là một trong những phần quan trọng nhất khi lập kế hoạch tổ chức hội thảo doanh nghiệp.

Thay vì đưa ra một con số tổng rồi phân bổ cảm tính, doanh nghiệp nên chia thành từng nhóm.

Nhóm chi phí địa điểm

Bao gồm:

• Thuê hội trường.
• Bàn ghế.
• Phí setup.
• Điện.
• Internet.
• Phí ngoài giờ.
• Phòng chờ.
• Phí dịch vụ.

Nhóm chi phí sân khấu

Bao gồm:

• Sân khấu.
• Backdrop.
• Màn hình LED.
• Bục phát biểu.
• Logo.
• Decor.
• Thảm.
• Hệ khung.

Nhóm thiết bị kỹ thuật

Bao gồm:

• Âm thanh.
• Micro.
• Mixer.
• Ánh sáng.
• Laptop.
• Máy chiếu.
• Màn hình.
• Camera live.
• Thiết bị livestream.

Nhóm nhân sự

Bao gồm:

• MC.
• Lễ tân.
• PG – PB.
• Điều phối.
• Kỹ thuật.
• Photographer.
• Cameraman.
• Stage Manager.

Nhóm Media

Bao gồm:

• Chụp ảnh.
• Quay phim.
• Video highlight.
• Livestream.
• Phỏng vấn.
• Nội dung mạng xã hội.

Nhóm hậu cần

Bao gồm:

• Tea break.
• Quà tặng.
• In ấn.
• Vận chuyển.
• Nước uống.
• Tài liệu.

Một kế hoạch tốt luôn nên có thêm một khoản ngân sách dự phòng để xử lý các yêu cầu phát sinh.

Bước 5: Xác định những hạng mục cần ưu tiên

Tiết kiệm không có nghĩa là giảm tất cả các hạng mục.

Cách tối ưu ngân sách tốt hơn là xác định đâu là phần ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời.

Trong đa số hội thảo, các yếu tố nên được ưu tiên là:

Nội dung

Hội thảo dù đẹp đến đâu nhưng nội dung không mang lại giá trị thì rất khó giữ chân khách tham dự.

Âm thanh

Khách cần nghe rõ diễn giả ở mọi vị trí.

Đây là hạng mục không nên cắt giảm quá mức.

Màn hình trình chiếu

Slide, video và dữ liệu cần được hiển thị rõ ràng.

Điều phối

Một chương trình có ekip điều phối tốt có thể xử lý nhanh các vấn đề phát sinh.

Trải nghiệm khách

Check-in, chỗ ngồi, nước uống và thời gian chờ đều ảnh hưởng đến đánh giá của người tham dự.

Bước 6: Chọn thời gian tổ chức phù hợp

Thời gian có thể tác động đáng kể đến tỷ lệ khách tham gia.

Doanh nghiệp nên cân nhắc:

• Lịch làm việc của khách.
• Lịch của diễn giả.
• Ngày lễ.
• Cuối tuần.
• Các sự kiện cạnh tranh.
• Thời tiết.
• Thời gian di chuyển.

Đối với khách doanh nghiệp, các khung giờ buổi sáng hoặc đầu giờ chiều thường được lựa chọn phổ biến.

Nếu tổ chức hội thảo kết hợp gala dinner, chương trình có thể bắt đầu vào buổi chiều và chuyển sang phần tiệc tối.

Bước 7: Lựa chọn địa điểm tiết kiệm nhưng phù hợp

Venue không nhất thiết phải đắt tiền nhất.

Quan trọng là địa điểm phù hợp với số lượng khách và mục tiêu chương trình.

Các tiêu chí cần kiểm tra gồm:

• Sức chứa.
• Vị trí.
• Bãi đậu xe.
• Hệ thống điều hòa.
• Điện.
• Internet.
• Chiều cao trần.
• Khu vực check-in.
• Phòng chờ.
• Nhà vệ sinh.
• Thang máy.
• Lối thoát hiểm.

Một cách tiết kiệm hiệu quả là lựa chọn địa điểm đã có sẵn một số thiết bị phù hợp.

Ví dụ, nếu hội trường có sẵn bàn ghế, máy chiếu và micro đáp ứng yêu cầu thì doanh nghiệp không cần thuê thêm.

Tuy nhiên, vẫn nên kiểm tra thực tế trước khi quyết định sử dụng.

Bước 8: Xây dựng concept vừa đủ, tránh đầu tư dàn trải

Concept tạo bản sắc cho hội thảo nhưng không nhất thiết phải quá phức tạp.

Doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Màu thương hiệu.
• Logo.
• Một Key Visual chính.
• Một thông điệp xuyên suốt.

Từ đó phát triển ra:

• Backdrop.
• Standee.
• Slide.
• Thư mời.
• Photobooth.
• Banner.

Việc sử dụng chung một hệ thống thiết kế giúp tiết kiệm chi phí sáng tạo và đảm bảo hình ảnh đồng nhất.

Bước 9: Xây dựng agenda hợp lý

Agenda ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm người tham dự.

Không nên để hội thảo có quá nhiều phần phát biểu liên tục.

Một agenda có thể bao gồm:

• Check-in.
• Khai mạc.
• Phát biểu.
• Phiên chia sẻ thứ nhất.
• Phiên chia sẻ thứ hai.
• Tea break.
• Panel discussion.
• Q&A.
• Networking.
• Chụp ảnh.

Việc xen kẽ các phần tương tác giúp khách duy trì sự tập trung.

Bước 10: Lựa chọn diễn giả đúng mục tiêu

Diễn giả không nhất thiết phải là người nổi tiếng nhất.

Quan trọng hơn là:

• Có chuyên môn.
• Phù hợp chủ đề.
• Có khả năng truyền đạt.
• Hiểu đối tượng khách.
• Có nội dung thực tế.

Nếu doanh nghiệp có chuyên gia nội bộ phù hợp, đây cũng là cách giúp tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Bước 11: Chuẩn hóa nội dung và slide

Slide nên được thiết kế rõ ràng, dễ đọc và thống nhất với nhận diện chương trình.

Không nên sử dụng:

• Quá nhiều chữ.
• Font quá nhỏ.
• Quá nhiều hiệu ứng.
• Màu khó nhìn.

Đặc biệt, ekip cần thu slide từ diễn giả trước để kiểm tra:

• Font.
• Video.
• Tỷ lệ.
• Âm thanh.
• Định dạng.

Nên chuẩn bị cả bản PowerPoint và PDF dự phòng.

Bước 12: Lên kế hoạch truyền thông và mời khách

Nếu tỷ lệ khách tham dự thấp, nhiều khoản đầu tư vào sự kiện sẽ bị lãng phí.

Do đó, kế hoạch mời khách phải được thực hiện sớm.

Các kênh có thể sử dụng:

• Email.
• Facebook.
• Zalo.
• SMS.
• Landing Page.
• Hotline.
• Website.
• Thư mời trực tiếp.

Khách nên được nhắc lại trước chương trình.

Đối với khách VIP hoặc đối tác quan trọng, doanh nghiệp nên có nhân sự xác nhận riêng.

Bước 13: Thiết kế quy trình check-in

Check-in càng nhanh thì trải nghiệm đầu tiên càng tốt.

Có thể sử dụng:

• Danh sách tên.
• QR Code.
• Check-in điện tử.
• Thẻ tên.
• Quầy VIP.

Nếu số lượng khách đông, nên phân chia nhiều quầy.

Ví dụ:

• A – H.
• I – P.
• Q – Z.
• VIP.

Nhân sự cũng cần được đào tạo cách xử lý trường hợp khách chưa đăng ký trước.

Bước 14: Lựa chọn thiết bị vừa đủ với quy mô

Một trong những lỗi phổ biến khi muốn tạo sự chuyên nghiệp là thuê quá nhiều thiết bị.

Thực tế, doanh nghiệp chỉ nên sử dụng cấu hình vừa đủ.

Ví dụ, hội thảo 50 khách trong phòng nhỏ không cần hệ thống âm thanh công suất quá lớn.

Tương tự, nếu venue có máy chiếu chất lượng tốt, doanh nghiệp có thể không cần thuê LED.

Việc khảo sát kỹ trước khi thuê thiết bị giúp tiết kiệm đáng kể.

Bước 15: Chuẩn bị âm thanh chuyên nghiệp

Dù muốn tiết kiệm, âm thanh vẫn là nhóm cần đầu tư đúng mức.

Cần đảm bảo:

• Loa đủ phủ.
• Micro ổn định.
• Có micro dự phòng.
• Mixer phù hợp.
• Kỹ thuật viên trực.

Nếu có panel discussion, số micro phải đủ cho diễn giả.

Việc truyền micro qua lại liên tục vừa mất thời gian vừa làm chương trình thiếu chuyên nghiệp.

Bước 16: Tối ưu chi phí ánh sáng

Hội thảo không nhất thiết phải dùng quá nhiều Moving Head hoặc hiệu ứng.

Trong đa số trường hợp, chỉ cần:

• Đèn mặt.
• Par LED.
• COB.

Mục tiêu là làm rõ gương mặt diễn giả và sân khấu.

Nếu có quay phim, nên ưu tiên ánh sáng ổn định hơn hiệu ứng trang trí.

Bước 17: Lựa chọn LED hay máy chiếu

Đây là câu hỏi thường gặp khi lập kế hoạch tổ chức hội thảo doanh nghiệp.

Máy chiếu phù hợp khi:

• Sự kiện nhỏ.
• Phòng tương đối tối.
• Nội dung chủ yếu là slide.
• Ngân sách hạn chế.

LED phù hợp khi:

• Sân khấu lớn.
• Có nhiều khách.
• Có camera live.
• Cần hình ảnh nổi bật.
• Có video hoặc sản phẩm cần trình chiếu.

Doanh nghiệp không nên mặc định LED luôn tốt hơn mà cần cân nhắc theo nhu cầu thực tế.

Bước 18: Tối ưu chi phí nhân sự

Không cần sử dụng quá nhiều nhân sự nếu quy mô sự kiện nhỏ.

Ví dụ, hội thảo 50 khách có thể chỉ cần:

• 1 MC.
• 2 lễ tân.
• 1 Event Manager.
• 1 kỹ thuật.
• 1 photographer.

Trong khi sự kiện 300 khách sẽ cần nhiều nhân sự check-in, runner và điều phối hơn.

Số lượng phù hợp vừa giúp tiết kiệm vừa đảm bảo vận hành.

Bước 19: Lập kế hoạch quay phim – chụp ảnh

Media cần được tính toán theo nhu cầu sử dụng thực tế.

Nếu doanh nghiệp chỉ cần ảnh đăng Facebook và website, có thể lựa chọn một photographer chuyên sự kiện.

Nếu cần video highlight, phỏng vấn và nhiều góc quay thì nên đầu tư thêm cameraman.

TV Media & Event cung cấp các dịch vụ:

• Chụp ảnh sự kiện.
• Quay phim.
• TVC quảng cáo.
• Video highlight.
• Livestream.
• Quay và chụp theo tour.
• Demo phối cảnh.

Một điểm quan trọng là phải xác định sản phẩm đầu ra trước khi thuê ekip.

Bước 20: Chỉ livestream khi thực sự cần

Livestream có thể mở rộng phạm vi tiếp cận nhưng cũng làm tăng yêu cầu kỹ thuật.

Nếu chương trình không có lượng người xem online đáng kể, doanh nghiệp nên cân nhắc liệu livestream có thật sự cần thiết.

Nếu cần livestream, hãy chuẩn bị:

• Camera.
• Video mixer.
• Internet.
• Laptop.
• Audio.
• Graphic.
• Kỹ thuật viên.

Luôn nên có đường truyền dự phòng.

Bước 21: Tối ưu chi phí in ấn

Thay vì in quá nhiều tài liệu, doanh nghiệp có thể số hóa.

Ví dụ:

• Agenda bằng QR Code.
• Tài liệu tải online.
• Khảo sát bằng Google Form.
• Catalogue điện tử.

Điều này vừa tiết kiệm chi phí in vừa thuận tiện trong việc cập nhật nội dung.

Bước 22: Kiểm soát tea break và F&B

Tea break thường tính theo đầu khách.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chốt tương đối chính xác số người tham dự trước khi đặt.

Không nên đặt quá dư nhưng cũng cần dự phòng một lượng hợp lý.

Menu nên dễ sử dụng, gọn và phù hợp không gian networking.

Bước 23: Lập master checklist cho toàn bộ chương trình

Checklist giúp tránh bỏ sót.

Một master checklist nên gồm:

• Venue.
• Khách mời.
• Diễn giả.
• MC.
• Agenda.
• Timeline.
• Key Visual.
• Backdrop.
• LED.
• Âm thanh.
• Ánh sáng.
• Slide.
• Video.
• Check-in.
• Tea break.
• Media.
• Quà tặng.
• In ấn.
• Nhân sự.
• Vận chuyển.
• Thiết bị dự phòng.

Mỗi hạng mục cần có người phụ trách và deadline.

Bước 24: Xây dựng timeline theo từng giai đoạn

Không chỉ cần timeline trong ngày sự kiện mà còn phải có timeline chuẩn bị.

Trước sự kiện 4 – 8 tuần

• Xác định mục tiêu.
• Chốt ngân sách.
• Lựa chọn venue.
• Xác định diễn giả.
• Lên concept.

Trước 2 – 4 tuần

• Thiết kế.
• Gửi thư mời.
• Chốt thiết bị.
• Lên agenda.
• Chuẩn bị truyền thông.

Trước 1 tuần

• Chốt danh sách khách.
• Thu slide.
• In ấn.
• Confirm nhân sự.
• Kiểm tra kỹ thuật.

Trước 1 ngày

• Setup.
• Kiểm tra thiết bị.
• Tổng duyệt.

Ngày diễn ra

• Brief ekip.
• Check-in.
• Vận hành.
• Thu hồi thiết bị.

Sau sự kiện

• Bàn giao media.
• Thu thập phản hồi.
• Tổng kết hiệu quả.

Bước 25: Tổng duyệt để hạn chế phát sinh

Nhiều chi phí phát sinh có thể bắt nguồn từ việc chuẩn bị chưa kỹ.

Ví dụ:

• Slide sai tỷ lệ.
• Thiếu dây kết nối.
• Thiếu micro.
• Thiếu nhân sự.
• Video không đúng định dạng.

Tổng duyệt giúp phát hiện sớm và xử lý trước khi khách đến.

Cần chạy thử:

• MC Script.
• Slide.
• Video.
• Âm thanh.
• Ánh sáng.
• LED.
• Diễn giả.
• Cue sân khấu.

Bước 26: Chuẩn bị phương án dự phòng

Kế hoạch tiết kiệm nhưng không được thiếu backup cho các phần quan trọng.

Nên dự phòng:

• Micro.
• Laptop.
• File slide.
• Dây kết nối.
• Internet.
• Nhân sự.
• Ghế.
• Quà tặng.
• Nước uống.

Các phương án này không nhất thiết làm ngân sách tăng nhiều nhưng có thể giúp tránh sự cố lớn.

Những cách tiết kiệm chi phí tổ chức hội thảo doanh nghiệp hiệu quả

Tận dụng thiết bị có sẵn của venue

Nếu chất lượng đáp ứng yêu cầu, hãy sử dụng thiết bị tại địa điểm.

Không thuê thiết bị vượt nhu cầu

Hãy dựa trên quy mô thực tế.

Dùng thiết kế đồng bộ

Một Key Visual có thể phát triển ra nhiều sản phẩm khác nhau.

Giảm in ấn

Sử dụng QR Code và tài liệu điện tử.

Chốt sớm số lượng khách

Giúp kiểm soát F&B và venue.

Ưu tiên nội dung hơn decor

Đặc biệt với hội thảo chuyên môn, giá trị nội dung quan trọng hơn việc trang trí cầu kỳ.

Sử dụng đơn vị tổ chức trọn gói

Việc làm việc với một đầu mối có thể giúp đồng bộ các hạng mục và giảm thời gian quản lý nhiều nhà cung cấp.

Những sai lầm khiến chi phí tổ chức hội thảo tăng cao

Thay đổi concept sát ngày

Thiết kế và sản xuất lại sẽ làm phát sinh chi phí.

Chốt địa điểm quá muộn

Doanh nghiệp có ít lựa chọn và có thể phải thuê venue giá cao hơn.

Không khảo sát venue

Có thể dẫn đến thuê những thiết bị không cần thiết hoặc phát hiện hạn chế quá muộn.

Không có ngân sách dự phòng

Khi phát sinh, doanh nghiệp dễ bị động.

Số lượng khách thay đổi liên tục

Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến F&B, bàn ghế và nhân sự.

Không có người quản lý tổng thể

Khi không có một đầu mối chịu trách nhiệm, các nhà cung cấp dễ phối hợp không đồng bộ.

Checklist tổ chức hội thảo doanh nghiệp hiệu quả và tiết kiệm

Trước khi triển khai chương trình, doanh nghiệp có thể kiểm tra nhanh:

• Đã xác định mục tiêu?
• Đã xác định khách mời?
• Đã chốt số lượng dự kiến?
• Đã có ngân sách?
• Đã xác định các hạng mục ưu tiên?
• Venue phù hợp chưa?
• Có tận dụng được thiết bị sẵn có không?
• Concept có quá phức tạp không?
• Agenda hợp lý chưa?
• Slide đã được kiểm tra?
• Âm thanh đã có backup?
• Có cần LED?
• Có cần livestream?
• Số lượng nhân sự phù hợp chưa?
• Tea break đã chốt số lượng?
• Có master checklist?
• Có timeline?
• Có tổng duyệt?
• Có phương án dự phòng?

Nếu phần lớn câu trả lời là “Có”, doanh nghiệp đã giảm được đáng kể nguy cơ phát sinh trong ngày diễn ra.

TV Media & Event – Đơn vị tổ chức hội thảo doanh nghiệp trọn gói

TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA là Agency Event hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, tổ chức sự kiện và team building tại Việt Nam.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết và sáng tạo, TV Media & Event hướng đến việc xây dựng những chương trình phù hợp với mục tiêu, ngân sách và hình ảnh thương hiệu của từng khách hàng.

TV Event cung cấp nhiều nhóm dịch vụ khác nhau.

EVENT

Các chương trình có thể triển khai gồm:

• Gala Dinner.
• Khai trương.
• Hội nghị.
• Hội thảo.
• Lễ kỷ niệm.
• Lễ ra mắt sản phẩm.
• Sự kiện khách hàng.
• Sự kiện doanh nghiệp.

MEDIA

Các dịch vụ Media gồm:

• Chụp ảnh sự kiện.
• Quay TVC quảng cáo.
• Quay phim.
• Quay và chụp hình theo tour du lịch.
• Livestream.
• Demo phối cảnh.

TEAM BUILDING

TV Event triển khai:

• Team building.
• Amazing Race.
• Team building sinh tồn.
• Team building đào tạo.
• Các chương trình thiết kế theo chủ đề.

CUNG CẤP NHÂN SỰ

TV Media & Event cung cấp:

• MC.
• Ca sĩ.
• PG – PB.
• Vũ đoàn.
• DJ.
• Ảo thuật gia.
• Chú hề.
• Nhân sự sự kiện theo nhu cầu.

CHO THUÊ GAME TOOL

Doanh nghiệp có thể sử dụng game tool cho những chương trình team building, hoạt động tương tác hoặc sự kiện nội bộ kết hợp sau hội thảo.

Vì sao nên lựa chọn TV Media & Event để lập kế hoạch hội thảo?

Hỗ trợ từ bước lên ý tưởng

Doanh nghiệp không cần có sẵn một kế hoạch hoàn chỉnh trước khi liên hệ.

TV Event có thể tiếp nhận brief và hỗ trợ xây dựng cấu trúc chương trình phù hợp.

Triển khai nhiều hạng mục trong cùng hệ thống

Event – Media – Team Building được kết hợp giúp quá trình phối hợp thuận tiện hơn.

Tư vấn theo ngân sách thực tế

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần cấu hình sân khấu hoặc thiết bị giống nhau.

TV Event có thể đề xuất hạng mục phù hợp với quy mô và mục tiêu cụ thể.

Hỗ trợ vận hành chương trình

Từ check-in đến sân khấu, kỹ thuật và media đều cần được phối hợp theo timeline thống nhất.

Có giải pháp media sau sự kiện

Hình ảnh và video từ hội thảo có thể tiếp tục được sử dụng cho các chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp.

Lập kế hoạch tốt là chìa khóa để hội thảo vừa hiệu quả vừa tiết kiệm

Một chương trình chuyên nghiệp không nhất thiết phải có ngân sách quá lớn.

Điều quan trọng là doanh nghiệp đầu tư đúng chỗ.

Khi lập kế hoạch tổ chức hội thảo doanh nghiệp, hãy bắt đầu từ mục tiêu, khách mời và nội dung. Sau đó mới xác định địa điểm, sân khấu, thiết bị và các hoạt động bổ trợ.

Nếu mục tiêu chính là chia sẻ chuyên môn, hãy ưu tiên chất lượng diễn giả, âm thanh và trình chiếu. Nếu mục tiêu là giới thiệu sản phẩm, hãy đầu tư nhiều hơn vào hình ảnh, trải nghiệm và media.

Bên cạnh đó, cần kiểm soát số lượng khách, tận dụng thiết bị có sẵn, số hóa tài liệu, hạn chế các hạng mục không cần thiết và luôn có một khoản dự phòng.

Một kế hoạch tốt giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm ngân sách mà còn giảm áp lực cho đội ngũ nội bộ và nâng cao trải nghiệm của người tham dự.

Với hệ sinh thái Event – Media – Team Building, TV Media & Event sẵn sàng đồng hành từ khâu lập kế hoạch, lên concept, xây dựng kịch bản đến thi công, setup, điều phối và truyền thông sau chương trình.

Liên hệ tư vấn tổ chức hội thảo doanh nghiệp tại TV Media & Event

TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA

Hotline: 0916 558 666

Website: https://www.tvevent.vn

Facebook: https://www.facebook.com/tochucsukienchuyennghiep.tvevent.vn

Email: sales.tvgroup@gmail.com

Địa chỉ Hà Nội: Số nhà 5, hẻm 25/01/04, đường Vạn Phúc, Phường Hà Đông, TP. Hà Nội.

Office TP.HCM: 12 Đường Số 14, Phường Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh.

Liên hệ TV Media & Event để được tư vấn kế hoạch, concept, nhân sự, thiết bị và phương án triển khai hội thảo phù hợp với ngân sách thực tế của doanh nghiệp.