Các Bước Chuẩn Bị Khi Tổ Chức Sự Kiện

Ngành dịch vụ tổ chức sự kiện đã và đang thu hút rất nhiều bạn trẻ năng động muốn theo đuổi đam mê và đầy sáng tạo. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện nhằm mục đích gì? Đối với những bạn mới tìm hiểu có lẽ còn mơ hồ về khái niệm cũng như chưa có đầy đủ thông tin về quy trình tổ chức sự kiện sẽ gồm những công việc gì; hay mục đích mà các doanh nghiệp tổ chức sự kiện ra để làm gì,… Hãy cùng Bealife tìm hiểu rõ hơn trong bài viết dưới đây nhé!

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện (hay event) có thể hiểu là các hoạt động có chủ đích của con người diễn ra tại một thời điểm và địa điểm nhất định. Tại đây tập trung các ý tưởng và nguồn lực để mà truyền đạt một thông điệp xác định. Từ đó tạo được sự chú ý; thu hút được sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Đây có thể là các hoạt động mang ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi sắc đẹp,… Hay cũng có thể là các sự kiện ý nghĩa đối với cá nhân, gia đình gắn liền với đời sống và phong tục tập quán như sinh nhật, đám cưới,… Hoặc các sự kiện liên quan đến các hoạt động thương mại, marketing như hội nghị, ra mắt giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương…

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động kể trên thông qua nhiều hình thức như hội nghị, hội thảo, triển lãm, tiệc,…trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, thương mại, văn hóa,… Thông điệp của người tổ chức sự kiện sẽ được gửi gắm đến công chúng và khách hàng tham gia.

Ngoài ra trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có trách nhiệm sẽ phải thực hiện theo kế hoạch. Họ sẽ hoàn thành và theo dõi các phần của sự kiện để hoạt động diễn ra suôn sẻ. Bắt đầu từ việc lên ý tưởng ban đầu cho sự kiện cho đến khi kết thúc.

Các loại hình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một công việc bao hàm khá nhiều lĩnh vực trong đời sống như:

• Business events: Các sự kiện có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh.
• Corporate events: Là các hoạt động sự kiện của các doanh nghiệp như ngày lễ kỷ niệm, tiệc cuối năm hay sự kiện tri ân,…
• Workshop event: Các sự kiện về hội thảo, hội nghị.
• Sports events: Các sự kiện liên quan đến lĩnh vực thể thao.
• Exhibition events: Những sự kiện trưng bày, triển lãm hay giới thiệu sản phẩm,…
• Sales events: Sự kiện liên quan đến bán hàng hóa.
• Festival events: Các sự kiện lễ hội, liên hoan.
• Concert events: Sự kiện hòa nhạc hay đêm nhạc hòa tấu.
• Entertainment events: Các sự kiện hoạt động có tính chất giải trí.
• Product brand events: Hoạt động sự kiện có liên quan đến thương hiệu hay sản phẩm.

Mục đích của tổ chức sự kiện là gì?

Có thể nhiều doanh nghiệp hiện nay đang băn khoăn về vấn đề tổ chức sự kiện ra để làm gì. Sau đây là những mục đích cơ bản nhất của việc tổ chức sự kiện:

Quảng bá hình ảnh thương hiệu

Trước hết, việc tổ chức event thường dùng để quảng bá hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp. Có thể nói đây là một hình thức quảng bá cho doanh nghiệp vô cùng hiệu quả. Mặc dù chi phí để tổ chức khá cao thế nhưng hiệu quả mà nó mang đến lại vô cùng lớn.

Trong thời đại 4.0, hình thức quảng cáo truyền hình đang trên đà suy thoái. Do đó, những hình thức quảng cáo qua các trang mạng xã hội hay tổ chức sự kiện đang là xu hướng được các doanh nghiệp chọn đến. Đặc biệt, một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp và tạo ấn tượng chính là bí quyết quảng bá thương hiệu tốt không thể nào bỏ qua.

Tạo sự gắn kết với khách hàng

Các sự kiện như tri ân khách hàng chính là cơ hội vô cùng tốt để gắn kết tình cảm với khách hàng. Mục đích tổ chức hoạt động này thường dùng để tỏ lòng cảm ơn của doanh nghiệp đối với đối tác hay khách hàng.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp còn có thể mở rộng nguồn khách hàng tiềm năng thông qua việc này. Đây chắc hẳn là hình thức tiếp cận khách hàng trực tiếp và hiệu quả nhất trong chiến dịch marketing của doanh nghiệp.

Gắn kết tình cảm, sự đoàn kết nhân viên trong công ty

Nhiều doanh nghiệp còn tổ chức event trong nội bộ như: Lễ kỷ niệm thành lập hay tiệc tất niên cuối năm,… Những sự kiện như thế sẽ làm tình cảm giữa các nhân viên trong công ty càng thêm gắn kết; nâng cao tính đoàn kết tập thể hơn. Đồng thời, nó còn tạo động lực chung cho mọi người góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện cần những gì? Mỗi sự kiện thường có nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức cho mỗi event cũng hoàn toàn không giống nhau. Mỗi một sự kiện sẽ có kế hoạch và kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng để các công việc được thực hiện suôn sẻ.

Giai đoạn chuẩn bị tổ chức sự kiện là gì?

• Tìm hiểu nguyện vọng của đơn vị muốn tổ chức sự kiện nhằm mục đích gì; từ đó xác định loại hình event.
• Nghiên cứu về các yếu tố tác động đến sự kiện như: mục tiêu, nhân sự, ngân sách hay các yếu tố ngoại cảnh.
• Xây dựng ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện; lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức và quy trình diễn ra sự kiện.
• Đề ra một số phương án dự phòng khi cần thiết.
• Thiết kế các ấn phẩm liên quan, gửi thiệp mời.
• Tiến hành quảng bá sự kiện trên các kênh truyền thông.
• Lắp đặt, vận chuyển và trang trí cho event.

Giai đoạn thực hiện sự kiện

• Tổ chức đón tiếp khách và khai mạc event.
• Tổ chức quản lý, điều hành các diễn biến chính trong sự kiện.
• Tổ chức và phục vụ ăn uống trong sự kiện.
• Tổ chức, phục vụ lưu trú và di chuyển trong sự kiện.
• Thực hiện tổ chức các hoạt động phụ trợ có trong sự kiện.
• Xác định được đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện muốn hướng tới.
• Đội ngũ hậu cần sẽ làm các công việc chuẩn bị ở phía sau cánh gà; phụ trách tổ chức lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng.

Kết thúc sự kiện

Kết thúc sự kiện và các công việc sau sự kiện sẽ bao gồm:

• Tiến hành xúc tiến, quảng bá cho sự kiện.
• Xây dựng quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho sự kiện.
• Quản lý nguồn tài chính trong tổ chức sự kiện.
• Chăm sóc khách hàng.

Những yếu tố cần có để trở thành người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là gì?

Mỗi ngành nghề đều sẽ có những yêu cầu khác nhau. Đối với một người tổ chức event chuyên nghiệp cũng vậy. Bên cạnh nắm rõ việc tổ chức sự kiện gồm những công việc gì, bạn còn cần có sự hiểu biết về các kỹ năng tổ chức sự kiện đặc thù và phải rèn luyện mỗi ngày để nâng cao khả năng chuyên môn sao cho phù hợp với những thay đổi của thời đại.

Kiến thức về ngành nghề

Yếu tố đầu tiên đó là bạn phải có kiến thức rất rộng về nhiều ngành nghề trong các lĩnh vực khác nhau. Các sự kiện có thể lớn nhỏ khác nhau về ý tưởng, quy trình hay cách tổ chức. Do đó đòi hỏi sự hiểu biết nhất định và kiến thức chuyên môn để bạn có thể dễ nắm bắt được yêu cầu của đơn vị muốn tổ chức sự kiện ra để làm gì; và xử lí thông tin của khách hàng một cách tốt nhất. Điều này sẽ giúp bạn tránh lạc đề dẫn đến đưa đến các hoạt động rườm rà không cần thiết.

Kỹ năng bao quát tỉ mỉ các chi tiết

Người làm sự kiện cần phải đặt mình vào góc độ của những người tham gia sự kiện dưới nhiều góc nhìn; từ đó nắm bắt và xử lý tình huống một cách kịp thời và hiệu quả. Bên cạnh đó, cái nhìn tỉ mỉ và cụ thể sẽ giúp người làm sự kiện lường trước được các nguy cơ; từ đó đưa ra những phương án đảm bảo quá trình tổ chức diễn ra suôn sẻ.

Khả năng sáng tạo, nhanh nhạy

Sự sáng tạo rất quan trọng khi bạn cần phải liên tục nêu những ý tưởng mới cho khách hàng. Việc này vừa dễ vừa khó vì phải nắm chắc Insight của khách hàng muốn tổ chức sự kiện nhằm mục đích gì. Sau đó bạn mới có thể đem lại những gì mà họ mong muốn.

Kinh nghiệm thực tế về tổ chức sự kiện là gì?

Sẽ có hàng trăm loại sự kiện khác nhau và mỗi một sự kiện lại có một đặc thù riêng. Vì vậy việc tích lũy những kiến thức thực tế sau mỗi sự kiện là điều vô cùng quan trọng. Tại mỗi event bạn cần phải hoàn thiện kỹ năng cũng như khả năng tư duy; cách ứng biến và xử lý tình huống một cách hiệu quả, nhanh chóng. Trải nghiệm càng nhiều, vốn hiểu biết của bạn sẽ càng gia tăng. Nhờ đó khi làm những sự kiện tiếp theo bạn sẽ có phương hướng giải quyết mà bạn đã vạch sẵn ra trong đầu.

Tạm kết

Trên đây là những thông tin hữu ích về khái niệm tổ chức sự kiện; cũng như mục đích tổ chức sự kiện ra để làm gì và quy trình tổ chức của hoạt động này. Hy vọng bài đọc sẽ giúp ích cho bạn. Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm khóa học phát triển các kỹ năng mềm phục vụ mục đích cá nhân hay công việc; hãy liên hệ ngay với TV MEDIA để chúng tôi tư vấn rõ hơn về khóa học nhé! Chúc bạn một ngày tốt lành.