Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công 2022

Để tạo nên thành công của một sự kiện thì đòi hỏi khâu tổ chức phải thật chỉnh chu và hoàn hảo. Ý tưởng sự kiện sáng tạo thôi là chưa đủ mà hơn thế nữa nhà tổ chức phải biết cách ghi dấu ấn với người tham gia cũng như khách hàng mà mình hướng đến. Vậy tổ chức sự kiện thành công, chúng ta cần làm gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết kinh nghiệm tổ chức sự kiện hữu ích ngay sau đây nhé

1. Lên danh sách khách mời tiềm năng, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

Mỗi một sự kiện đều có mục đích riêng, căn cứ vào đó các bạn cần xem xét để lên kế hoạch bao gồm: danh sách khách mời, mục tiêu sự kiện là gì,…Việc xác định chính xác và rõ ràng các vấn đề nêu trên giúp sự kiện bạn tiếp cận đúng đối tượng, tăng khả năng thành công của sự kiện

Ngoài ra, bên cạnh đó đơn vị tổ chức sự kiện cũng cần lưu ý đến yếu tố thời gian và địa điểm. Nên lên kế hoạch trước thời gian tổ chức từ 1-2 tuần để có thời gian nghiên cứu, tìm hiểu kỹ hơn. Về địa điểm, nên gọi điện và đặt lịch trước tránh trường hợp “hoảng loạn” vì sát ngày sự kiện diễn ra không còn địa điểm như mong đợi.

2. Lên ý tưởng tổ chức cụ thể, chuẩn bị thêm kế hoạch dự trù

Ý tưởng tổ chức sự kiện là một trong những bước quan trọng nhất, quyết định đến sự thành công của cả sự kiện. Một ý tưởng độc đáo và đặc biệt sẽ để lại dấu ấn khó quên trong lòng khách mời cũng như truyền thông và báo chí.

Do đó, khi lên ý tưởng các bạn cần lên chi tiết và cụ thể. Ngoài ra, còn phải chuẩn bị thêm 1- 2 phương án dự trù cho những tình huống bất ngời xảy ra. Bởi có rất nhiều yếu tố khách quan mà chúng ta sẽ không thể lường trước có thể xảy ra. Khi đó, cần có phương án giải quyết kịp thời để không ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện. Ví dụ như nếu những sự kiện được tổ chức ngoài trời, cần chuẩn bị thêm phông bạt, chuẩn bị thêm ô cho khách mời phòng tránh trường hợp trời mưa bất ngời.

Khi có kế hoạch dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

3. Xác định rõ ngân sách giới hạn cho sự kiện

Lên chi tiết kế hoạch cụ thể và ấn định ngân sách chính xác được xem là bước đầu tạo nên một sự kiện thành công. Tùy vào mức ngân sách của doanh nghiệp để lên kinh phí tổ chức cho các hạng mục phù hợp. Tránh trường hợp bị thiếu hụt ngân sách, gây lãng phí không cần thiết.

Hãy tham khảo giá từ 2-3 nhà cung cấp dịch vụ khác nhau để lựa chọn được địa chỉ có giá thành rẻ nhất. Tối ưu chi phí là bài toán khó mà bạn cần lưu ý trong khi tổ chức sự kiện. Những tính toán chi tiết luôn là giải pháp cứu cánh cho ngân sách khỏi bàn lạm chi trông thấy.

4. Quan tâm khách hàng sau khi kết thúc sự kiện

Theo số liệu điều tra thì đến tận 80% khách mời cảm thấy ấn tượng với những doanh nghiệp có sự quan tâm, chăm sóc họ sau khi sự kiện đã kết thúc. Điều này tạo dấu ấn mạnh mẽ, thiện cảm hơn trong lòng khách hàng.

Ngoài việc gọi điện chăm sóc thì các bạn có thể gửi thư cảm kèm theo những tấm ảnh của họ tại sự kiện như thay lời cảm ơn sâu sắc nhất.

Trên đây là 4 kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà bạn không nên bỏ qua. Mong rằng với ít phút lưu lại trên bài viết này đã mang đến cho các bạn đọc giả thêm nhiều kiến thức bổ ích.