Báo giá chi phí tổ chức hội nghị khách hàng TPHCM mới nhất 2026

Cập nhật báo giá tổ chức hội nghị khách hàng TPHCM năm 2026 theo quy mô, địa điểm, sân khấu, âm thanh, màn hình LED, nhân sự, tiệc và dịch vụ trọn gói.

Hội nghị khách hàng là dịp quan trọng để doanh nghiệp gặp gỡ, tri ân khách hàng, vinh danh đại lý, giới thiệu sản phẩm mới và củng cố mối quan hệ với các đối tác chiến lược. Tuy nhiên, để tổ chức một chương trình chỉn chu, doanh nghiệp phải chuẩn bị rất nhiều hạng mục như địa điểm, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, nhân sự, kịch bản, tiệc, quà tặng và truyền thông.

Vì vậy, “Tổ chức hội nghị khách hàng hết bao nhiêu tiền?” luôn là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm trước khi bắt đầu xây dựng kế hoạch.

Trên thực tế, không có một mức giá cố định áp dụng cho tất cả chương trình. Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng TPHCM phụ thuộc vào số lượng khách mời, địa điểm, thời gian, tiêu chuẩn dịch vụ, quy mô sân khấu và mức độ đầu tư cho trải nghiệm.

Một hội nghị nhỏ từ 50 đến 100 khách có thể được triển khai với ngân sách vừa phải. Trong khi đó, chương trình dành cho hàng trăm khách mời, có màn hình LED lớn, tiết mục biểu diễn, tiệc tối và hoạt động truyền thông sẽ cần mức đầu tư cao hơn.

Bài viết dưới đây cập nhật bảng giá tham khảo năm 2026, phân tích từng nhóm chi phí và gợi ý các gói ngân sách để doanh nghiệp chủ động dự toán. TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA đồng thời cung cấp giải pháp tổ chức trọn gói, giúp khách hàng tối ưu chi phí và hạn chế những khoản phát sinh không cần thiết.

Lưu ý: Các mức giá trong bài viết chỉ có tính chất tham khảo tại thời điểm năm 2026. Báo giá thực tế có thể thay đổi theo ngày tổ chức, địa điểm, số lượng khách, thời gian thi công, tiêu chuẩn thiết bị và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Báo giá tổ chức hội nghị khách hàng TPHCM năm 2026

Dưới đây là khoảng ngân sách tham khảo dành cho một số quy mô hội nghị phổ biến. Mức giá chưa thể hiện đầy đủ mọi trường hợp và có thể chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, phí địa điểm, tiệc hoặc các yêu cầu đặc biệt.

Quy mô chương trình	Hình thức phù hợp	Ngân sách tổ chức tham khảo
30–50 khách	Hội nghị nội bộ, gặp mặt đại lý nhỏ	35.000.000–70.000.000 đồng
50–100 khách	Hội nghị tri ân quy mô nhỏ	60.000.000–130.000.000 đồng
100–200 khách	Hội nghị khách hàng tiêu chuẩn	100.000.000–250.000.000 đồng
200–300 khách	Hội nghị kết hợp tiệc và vinh danh	180.000.000–400.000.000 đồng
300–500 khách	Hội nghị lớn, gala dinner	300.000.000–700.000.000 đồng
Trên 500 khách	Hội nghị quy mô lớn, thiết kế riêng	Từ 500.000.000 đồng

Khoảng ngân sách trên được xây dựng theo các hạng mục thường gặp như ý tưởng, thiết kế, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình trình chiếu, nhân sự và điều phối. Nếu chương trình được tổ chức tại khách sạn cao cấp, có tiệc, nghệ sĩ nổi tiếng, sản xuất video hoặc truyền hình trực tiếp, tổng chi phí có thể cao hơn đáng kể.

Đối với địa điểm, một bảng tổng hợp công bố năm 2026 cho thấy giá thuê phòng hội nghị tại một số khách sạn và trung tâm sự kiện ở TPHCM có thể dao động từ khoảng 6 triệu đồng đến 70 triệu đồng mỗi buổi, tùy khách sạn, sức chứa và tiêu chuẩn không gian. Chẳng hạn, các địa điểm quy mô nhỏ hoặc khách sạn bốn sao có thể nằm trong khoảng 6–18 triệu đồng, trong khi những khách sạn cao cấp và trung tâm tổ chức sự kiện lớn có thể từ 20–70 triệu đồng mỗi buổi.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi tổng giá mà cần yêu cầu đơn vị tổ chức bóc tách từng hạng mục. Việc này giúp đánh giá đúng chất lượng dịch vụ, phát hiện những khoản chưa bao gồm và tránh phát sinh ngoài kế hoạch.

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng gồm những gì?

Một báo giá tổ chức hội nghị khách hàng TPHCM thường được cấu thành từ nhiều nhóm chi phí. Mỗi nhóm có thể tăng hoặc giảm tùy theo quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp.

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Địa điểm thường là một trong những khoản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng ngân sách. Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Khách sạn ba đến năm sao.
• Trung tâm hội nghị.
• Trung tâm tiệc cưới.
• Nhà hàng.
• Hội trường doanh nghiệp.
• Không gian sự kiện độc lập.
• Khu nghỉ dưỡng.
• Địa điểm ngoài trời.

Giá thuê địa điểm bị ảnh hưởng bởi vị trí, sức chứa, ngày tổ chức, thời lượng sử dụng và những dịch vụ đi kèm.

Các địa điểm tại khu vực trung tâm thường có chi phí cao hơn nhưng thuận tiện cho việc di chuyển. Khách sạn cao cấp phù hợp với hội nghị có khách VIP, đối tác quốc tế hoặc yêu cầu tiêu chuẩn phục vụ cao. Trong khi đó, nhà hàng và trung tâm sự kiện ở khu vực ngoài trung tâm có thể giúp tiết kiệm ngân sách.

Theo một bảng tham khảo công bố năm 2026, mức thuê phòng hội nghị tại một số địa điểm ở TPHCM được chia thành nhiều nhóm:

• Không gian nhỏ và khách sạn tầm trung: khoảng 6–18 triệu đồng mỗi buổi.
• Khách sạn hoặc trung tâm hội nghị quy mô vừa: khoảng 12–40 triệu đồng mỗi buổi.
• Khách sạn cao cấp và sảnh lớn: khoảng 20–70 triệu đồng mỗi buổi.

Giá thuê phòng có thể chưa bao gồm:

• Phí sử dụng sân khấu.
• Phí mang thiết bị ngoài vào.
• Phí điện.
• Phí làm việc ngoài giờ.
• Phí thi công qua đêm.
• Phí gửi xe.
• Phí vệ sinh.
• Phí phục vụ.
• Thuế giá trị gia tăng.
• Chi phí thức ăn và nước uống.

Doanh nghiệp cần đề nghị địa điểm gửi đầy đủ điều khoản trước khi ký hợp đồng.

Chi phí thuê phòng hội nghị tham khảo

Nhóm địa điểm	Sức chứa tham khảo	Giá thuê mỗi buổi
Hội trường hoặc phòng họp nhỏ	30–80 khách	5.000.000–12.000.000 đồng
Nhà hàng, khách sạn tầm trung	80–200 khách	8.000.000–25.000.000 đồng
Khách sạn 4 sao	100–300 khách	15.000.000–40.000.000 đồng
Khách sạn 5 sao	150–500 khách	25.000.000–70.000.000 đồng
Trung tâm hội nghị lớn	300–1.000 khách	30.000.000–100.000.000 đồng
Không gian ngoài trời	Tùy diện tích	Báo giá theo địa điểm

Bảng trên dùng để dự toán ban đầu. Giá chính xác phụ thuộc vào lịch trống và chính sách của từng địa điểm.

Chi phí thiết kế ý tưởng và kịch bản

Ý tưởng và kịch bản là phần định hướng toàn bộ chương trình. Một hội nghị chuyên nghiệp không nên chỉ gồm phát biểu, dùng tiệc và chụp ảnh. Chương trình cần có chủ đề rõ ràng, cách kể chuyện hợp lý và điểm nhấn phù hợp với mục tiêu thương hiệu.

Chi phí nội dung có thể bao gồm:

• Tư vấn chủ đề.
• Sáng tạo thông điệp.
• Xây dựng concept.
• Viết kịch bản tổng thể.
• Xây dựng timeline.
• Viết kịch bản MC.
• Kịch bản vinh danh.
• Kịch bản ra mắt sản phẩm.
• Kịch bản minigame.
• Kịch bản xử lý tình huống.
• Sơ đồ vận hành chương trình.

Hạng mục	Giá tham khảo
Kịch bản chương trình cơ bản	3.000.000–7.000.000 đồng
Concept và kịch bản theo thương hiệu	7.000.000–15.000.000 đồng
Concept sáng tạo kết hợp ra mắt sản phẩm	15.000.000–40.000.000 đồng
Kịch bản MC riêng	1.500.000–5.000.000 đồng
Kịch bản vinh danh, minigame	2.000.000–8.000.000 đồng

Một số gói tổ chức trọn gói có thể đã bao gồm chi phí concept và kịch bản. Doanh nghiệp cần kiểm tra phạm vi công việc để tránh thanh toán hai lần cho cùng một hạng mục.

Chi phí thiết kế bộ nhận diện sự kiện

Bộ nhận diện giúp hội nghị có hình ảnh đồng nhất với thương hiệu. Những thiết kế phổ biến gồm:

• Key visual.
• Backdrop check-in.
• Sân khấu.
• Thư mời.
• Standee.
• Hashtag cầm tay.
• Bảng tên khách.
• Màn hình chờ.
• Slide trình chiếu.
• Bảng vinh danh.
• Phiếu bốc thăm.
• Quà tặng.
• Photobooth.
• Menu tiệc.
• Bảng tên bàn.

Hạng mục thiết kế	Giá tham khảo
Key visual cơ bản	2.000.000–5.000.000 đồng
Bộ thiết kế 5–7 hạng mục	5.000.000–12.000.000 đồng
Bộ nhận diện sự kiện đầy đủ	12.000.000–30.000.000 đồng
Thiết kế sân khấu 2D	2.000.000–6.000.000 đồng
Phối cảnh sân khấu 3D	4.000.000–12.000.000 đồng
Slide trình chiếu	2.000.000–10.000.000 đồng

Giá thiết kế có thể tăng nếu doanh nghiệp cần nhiều phương án, thay đổi nhiều lần hoặc yêu cầu dựng mô phỏng phức tạp.

Chi phí thi công sân khấu

Sân khấu là khu vực trung tâm của hội nghị. Quy mô sân khấu cần phù hợp với diện tích sảnh, số khách và nội dung chương trình.

Chi phí thi công có thể bao gồm:

• Sàn sân khấu.
• Thảm sân khấu.
• Hệ khung.
• Backdrop.
• Màn hình LED.
• Bục phát biểu.
• Cánh gà.
• Logo nổi.
• Hộp đèn.
• Bậc lên xuống.
• Lan can.
• Màn sân khấu.
• Trang trí hoa.
• Hệ thống điện.

Hạng mục sân khấu	Giá tham khảo
Sàn sân khấu cơ bản	300.000–600.000 đồng/m²
Thảm sân khấu	50.000–120.000 đồng/m²
Backdrop in bạt	250.000–500.000 đồng/m²
Backdrop PP, formex	500.000–1.200.000 đồng/m²
Logo mica, formex	1.000.000–8.000.000 đồng/bộ
Bục phát biểu	800.000–3.000.000 đồng
Sân khấu tiêu chuẩn	10.000.000–30.000.000 đồng
Sân khấu thiết kế theo concept	30.000.000–100.000.000 đồng
Sân khấu quy mô lớn	Từ 100.000.000 đồng

Sân khấu dùng màn hình LED thường có chi phí cao hơn backdrop in. Tuy nhiên, màn hình LED giúp doanh nghiệp linh hoạt thay đổi nội dung, trình chiếu video, hình ảnh, tên diễn giả và hiệu ứng trong suốt chương trình.

Chi phí màn hình LED

Màn hình LED thường được tính theo diện tích, loại màn hình, độ phân giải, thời lượng thuê và điều kiện lắp đặt.

Một số bảng giá công khai trên thị trường cho thấy màn hình LED sự kiện có thể được chào thuê từ khoảng 600.000–800.000 đồng/m², chưa bao gồm một số chi phí lắp đặt, vận hành và thuế. Một nhà cung cấp khác giới thiệu giá thuê màn hình tại TPHCM từ khoảng 650.000 đồng nhưng không thể hiện đầy đủ cấu hình trong phần kết quả công khai.

Loại màn hình	Giá thuê tham khảo
LED P4 trong nhà	600.000–900.000 đồng/m²
LED P3 trong nhà	700.000–1.100.000 đồng/m²
LED P2.5 trong nhà	900.000–1.500.000 đồng/m²
LED ngoài trời	800.000–1.500.000 đồng/m²
Tivi 55–65 inch	1.500.000–4.000.000 đồng/chiếc
Máy chiếu và màn chiếu	2.000.000–8.000.000 đồng/bộ

Chi phí màn hình LED thường chưa bao gồm toàn bộ những phần sau:

• Khung đỡ hoặc hệ giàn.
• Bộ xử lý hình ảnh.
• Laptop trình chiếu.
• Kỹ thuật viên vận hành.
• Vận chuyển.
• Lắp đặt.
• Tháo dỡ.
• Điện ba pha.
• Thi công ngoài giờ.
• Thuế giá trị gia tăng.

Ví dụ, màn hình LED rộng 8 m, cao 3 m có diện tích 24 m². Với đơn giá tham khảo 700.000–1.100.000 đồng/m², riêng phần màn hình có thể dao động khoảng 16,8–26,4 triệu đồng, trước khi cộng các chi phí kỹ thuật và thi công.

Doanh nghiệp không nên chỉ chọn màn hình theo giá thấp. Cần kiểm tra độ sáng, khoảng cách điểm ảnh, màu sắc, tình trạng module và khả năng dự phòng khi có lỗi kỹ thuật.

Chi phí âm thanh hội nghị

Âm thanh hội nghị cần bảo đảm rõ tiếng, phủ đều không gian và không xảy ra hú rít. Gói âm thanh được lựa chọn dựa trên diện tích sảnh, số khách, tiết mục biểu diễn và yêu cầu ghi hình.

Thiết bị có thể bao gồm:

• Loa toàn dải.
• Loa siêu trầm.
• Bàn trộn âm thanh.
• Micro không dây.
• Micro cài áo.
• Micro cổ ngỗng.
• Loa kiểm âm.
• Bộ xử lý tín hiệu.
• Dây tín hiệu.
• Kỹ thuật viên âm thanh.

Quy mô	Giá âm thanh tham khảo
30–50 khách	4.000.000–8.000.000 đồng
50–100 khách	7.000.000–15.000.000 đồng
100–200 khách	12.000.000–25.000.000 đồng
200–500 khách	20.000.000–50.000.000 đồng
Trên 500 khách	Từ 40.000.000 đồng

Nếu chương trình có ban nhạc, ca sĩ hoặc tiết mục biểu diễn, hệ thống âm thanh cần thêm micro, loa kiểm âm, mixer và kỹ thuật vận hành chuyên sâu.

Chi phí ánh sáng sân khấu

Ánh sáng không chỉ giúp sân khấu đủ sáng mà còn tạo không khí, hỗ trợ biểu diễn và bảo đảm chất lượng hình ảnh khi quay phim.

Các thiết bị thường gặp:

• Đèn par LED.
• Đèn moving head.
• Đèn beam.
• Đèn wash.
• Đèn follow.
• Đèn profile.
• Máy khói.
• Bàn điều khiển.
• Hệ thống truss.
• Kỹ thuật viên ánh sáng.

Gói ánh sáng	Giá tham khảo
Ánh sáng cơ bản	5.000.000–10.000.000 đồng
Ánh sáng hội nghị tiêu chuẩn	10.000.000–20.000.000 đồng
Ánh sáng kết hợp biểu diễn	20.000.000–45.000.000 đồng
Ánh sáng sân khấu lớn	Từ 40.000.000 đồng

Với hội nghị thiên về phát biểu, ánh sáng nên tập trung làm rõ gương mặt diễn giả. Đối với gala dinner, lễ vinh danh hoặc ra mắt sản phẩm, cần bổ sung hiệu ứng ánh sáng để tạo cảm xúc.

Chi phí khu vực check-in

Khu vực check-in là nơi khách mời tiếp xúc đầu tiên với sự kiện. Đây cũng là vị trí tạo ra nhiều hình ảnh truyền thông.

Hạng mục check-in có thể gồm:

• Backdrop.
• Thảm đỏ.
• Cọc phân luồng.
• Bàn lễ tân.
• Hoa trang trí.
• Logo nổi.
• Photobooth.
• Màn hình chào.
• Hashtag cầm tay.
• Máy check-in QR.
• Khu vực trưng bày sản phẩm.

Hạng mục	Giá tham khảo
Backdrop check-in cơ bản	3.000.000–8.000.000 đồng
Check-in theo concept	8.000.000–25.000.000 đồng
Photobooth thiết kế riêng	10.000.000–40.000.000 đồng
Thảm đỏ và cọc phân luồng	2.000.000–8.000.000 đồng
Bàn ghế lễ tân	1.000.000–5.000.000 đồng
Hệ thống check-in QR	5.000.000–20.000.000 đồng

Doanh nghiệp nên bố trí đủ diện tích để tránh ùn tắc, đặc biệt với hội nghị từ 200 khách trở lên.

Chi phí MC sự kiện

MC là người kết nối nội dung, kiểm soát nhịp độ và đại diện cho tinh thần của chương trình. Giá thuê MC phụ thuộc vào kinh nghiệm, ngoại ngữ, thời lượng dẫn, mức độ nổi tiếng và yêu cầu tập luyện.

Một số bảng giá công khai lưu ý giá MC thường áp dụng cho một lần dẫn trong khoảng 1–3 giờ, chưa bao gồm thuế và có thể chỉ áp dụng tại khu vực nội thành.

Nhóm MC	Giá tham khảo
MC sự kiện cơ bản	3.000.000–6.000.000 đồng
MC doanh nghiệp có kinh nghiệm	6.000.000–12.000.000 đồng
MC song ngữ	10.000.000–25.000.000 đồng
MC nổi tiếng	Từ 20.000.000 đồng
MC truyền hình, nghệ sĩ	Báo giá theo chương trình

Chi phí có thể tăng nếu MC phải tham gia họp nội dung, luyện tập, tổng duyệt nhiều lần hoặc di chuyển ngoài khu vực TPHCM.

Chi phí nhân sự lễ tân, PG và PB

Nhân sự lễ tân phụ trách đón khách, hướng dẫn check-in, trao quà, sắp xếp chỗ ngồi và hỗ trợ vận hành.

Nhân sự	Giá tham khảo mỗi người
Lễ tân sự kiện	500.000–1.200.000 đồng
PG, PB	700.000–1.500.000 đồng
PG ngoại hình nổi bật hoặc song ngữ	1.500.000–3.000.000 đồng
Điều phối viên	800.000–2.000.000 đồng
Nhân sự phụ trách khách VIP	1.000.000–3.000.000 đồng
Runner hỗ trợ chương trình	500.000–1.000.000 đồng

Mức giá thường áp dụng theo ca làm việc. Nếu nhân sự phải làm từ sáng sớm, kết thúc muộn hoặc di chuyển xa, có thể phát sinh phụ cấp.

Chi phí ca sĩ và tiết mục biểu diễn

Tiết mục biểu diễn giúp chương trình có điểm nhấn và giảm cảm giác khô cứng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Ca sĩ.
• Ban nhạc.
• Vũ đoàn.
• Nhóm nhảy.
• Trống hội.
• Múa tương tác LED.
• Múa mở màn.
• Ảo thuật.
• DJ.
• Nghệ sĩ biểu diễn đặc biệt.

Tiết mục	Giá tham khảo
Vũ đoàn 4–6 người	5.000.000–12.000.000 đồng
Tiết mục múa mở màn	7.000.000–20.000.000 đồng
Ban nhạc acoustic	8.000.000–20.000.000 đồng
Ban nhạc sự kiện	15.000.000–50.000.000 đồng
Ca sĩ sự kiện	5.000.000–30.000.000 đồng
Ca sĩ nổi tiếng	Báo giá theo thời điểm
DJ	5.000.000–20.000.000 đồng
Ảo thuật gia	5.000.000–15.000.000 đồng

Ngoài phí biểu diễn, doanh nghiệp cần tính thêm chi phí âm thanh, ánh sáng, tập luyện, trang phục và thời gian tổng duyệt.

Chi phí quay phim và chụp ảnh

Hình ảnh hội nghị được sử dụng cho truyền thông nội bộ, website, mạng xã hội và tư liệu thương hiệu. Gói media có thể bao gồm chụp ảnh, quay phim, phỏng vấn, video recap và nội dung ngắn.

Dịch vụ media	Giá tham khảo
Một nhiếp ảnh gia	2.500.000–6.000.000 đồng
Hai nhiếp ảnh gia	5.000.000–10.000.000 đồng
Một máy quay	4.000.000–8.000.000 đồng
Hai máy quay	8.000.000–18.000.000 đồng
Quay và dựng video recap	12.000.000–35.000.000 đồng
Quay phỏng vấn khách hàng	8.000.000–25.000.000 đồng
Flycam	3.000.000–8.000.000 đồng
Chụp ảnh lấy liền	8.000.000–25.000.000 đồng

Flycam chỉ phù hợp khi địa điểm và quy định vận hành cho phép. Đối với sự kiện trong khách sạn, flycam thường không cần thiết.

Chi phí livestream

Livestream phù hợp với hội nghị có khách mời ở nhiều tỉnh thành, chương trình đào tạo hoặc sự kiện cần phát trực tiếp trên nền tảng trực tuyến.

Gói livestream	Giá tham khảo
Một đến hai máy quay	8.000.000–18.000.000 đồng
Ba máy quay	18.000.000–35.000.000 đồng
Livestream đa nền tảng	25.000.000–60.000.000 đồng
Livestream kết hợp cầu truyền hình	Từ 50.000.000 đồng

Chi phí phụ thuộc vào số máy quay, thiết bị trộn hình, đường truyền, đồ họa hiển thị và yêu cầu lưu trữ.

Chi phí sản xuất video

Nhiều hội nghị sử dụng video để giới thiệu doanh nghiệp, tổng kết thành tựu, tri ân khách hàng hoặc mở màn chương trình.

Loại video	Giá tham khảo
Video trình chiếu từ tư liệu có sẵn	5.000.000–15.000.000 đồng
Video motion graphic	10.000.000–30.000.000 đồng
Video giới thiệu doanh nghiệp	20.000.000–80.000.000 đồng
TVC quảng cáo	Từ 50.000.000 đồng
Video mở màn theo concept	15.000.000–50.000.000 đồng
Video recap sau sự kiện	10.000.000–30.000.000 đồng

Giá phụ thuộc vào số ngày quay, diễn viên, bối cảnh, thiết bị, kỹ xảo và yêu cầu hậu kỳ.

Chi phí tiệc hội nghị

Tiệc có thể chiếm tỷ trọng rất lớn trong ngân sách, đặc biệt với chương trình từ 200 khách trở lên.

Các hình thức phổ biến gồm:

• Tea break.
• Buffet.
• Set menu.
• Tiệc cocktail.
• Gala dinner.
• Welcome drink.

Loại tiệc	Giá tham khảo
Tea break cơ bản	80.000–150.000 đồng/người
Tea break cao cấp	150.000–300.000 đồng/người
Buffet	350.000–900.000 đồng/người
Set menu nhà hàng	400.000–1.000.000 đồng/người
Tiệc khách sạn cao cấp	800.000–2.000.000 đồng/người
Welcome drink	50.000–150.000 đồng/người

Ví dụ, một hội nghị 200 khách sử dụng tiệc trị giá 700.000 đồng/người sẽ có chi phí thức ăn khoảng 140 triệu đồng, chưa bao gồm phí phục vụ, nước uống, thuế hoặc chi phí địa điểm.

Doanh nghiệp cần xác nhận rõ:

• Giá đã bao gồm nước uống chưa.
• Có tính phí phục vụ hay không.
• Có yêu cầu số bàn tối thiểu không.
• Chính sách tăng giảm số lượng khách.
• Thời điểm chốt số suất ăn.
• Mức phụ thu khi mang đồ uống bên ngoài.
• Chính sách dành cho suất ăn đặc biệt.

Chi phí quà tặng khách hàng

Quà tặng giúp doanh nghiệp thể hiện sự trân trọng và kéo dài khả năng ghi nhớ thương hiệu sau sự kiện.

Nhóm quà tặng	Giá tham khảo
Quà lưu niệm đơn giản	100.000–300.000 đồng/phần
Giftset doanh nghiệp	300.000–800.000 đồng/phần
Quà tặng cao cấp	800.000–3.000.000 đồng/phần
Kỷ niệm chương	300.000–1.500.000 đồng/sản phẩm
Cúp vinh danh	800.000–5.000.000 đồng/sản phẩm
Quà bốc thăm may mắn	Tùy cơ cấu giải

Chi phí cần tính thêm bao bì, in logo, vận chuyển và nhân sự quản lý quà.

Chi phí in ấn

Hạng mục	Giá tham khảo
Thư mời giấy	20.000–100.000 đồng/bộ
Thẻ tên	15.000–50.000 đồng/thẻ
Hashtag cầm tay	80.000–250.000 đồng/cái
Standee	500.000–1.500.000 đồng/bộ
Menu bàn tiệc	30.000–150.000 đồng/bản
Phiếu bốc thăm	Báo giá theo số lượng
Catalogue	Báo giá theo quy cách

Số lượng càng lớn, đơn giá trên mỗi sản phẩm thường càng giảm.

Chi phí quản lý và điều phối

Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng TPHCM trọn gói thường tính phí quản lý dự án để chi trả cho các hoạt động:

• Khảo sát.
• Lập kế hoạch.
• Họp nội dung.
• Làm việc với nhà cung cấp.
• Quản lý tiến độ.
• Kiểm soát ngân sách.
• Tổng duyệt.
• Điều phối ngày diễn ra.
• Xử lý tình huống.
• Nghiệm thu.

Phí quản lý có thể được tính theo mức cố định hoặc tỷ lệ phần trăm trên tổng giá trị chương trình. Khoảng tham khảo thường từ 8% đến 15%, tùy phạm vi trách nhiệm và độ phức tạp.

Bảng dự toán hội nghị khách hàng 100 người

Dưới đây là ví dụ minh họa cho hội nghị 100 khách tại TPHCM:

Hạng mục	Chi phí dự kiến
Thuê địa điểm	15.000.000 đồng
Concept và kịch bản	8.000.000 đồng
Thiết kế nhận diện	7.000.000 đồng
Sân khấu và backdrop	18.000.000 đồng
Màn hình LED	15.000.000 đồng
Âm thanh, ánh sáng	18.000.000 đồng
MC	6.000.000 đồng
Lễ tân và điều phối	6.000.000 đồng
Chụp ảnh, quay phim	12.000.000 đồng
Tea break 100 khách	15.000.000 đồng
Quà tặng	20.000.000 đồng
In ấn	4.000.000 đồng
Quản lý và dự phòng	12.000.000 đồng
Tổng dự kiến	156.000.000 đồng

Bảng dự toán này chỉ mang tính minh họa. Doanh nghiệp có thể giảm ngân sách bằng cách sử dụng thiết bị có sẵn tại địa điểm, rút gọn quà tặng hoặc không sản xuất video riêng.

Bảng dự toán hội nghị kết hợp gala dinner 300 người

Hạng mục	Chi phí dự kiến
Thuê sảnh	35.000.000 đồng
Concept, kịch bản	18.000.000 đồng
Bộ nhận diện	15.000.000 đồng
Sân khấu thiết kế riêng	55.000.000 đồng
Màn hình LED	35.000.000 đồng
Âm thanh, ánh sáng	45.000.000 đồng
MC	12.000.000 đồng
Vũ đoàn, ca sĩ	35.000.000 đồng
Lễ tân, PG, điều phối	20.000.000 đồng
Media và video recap	28.000.000 đồng
Tiệc 300 khách	240.000.000 đồng
Quà tặng	90.000.000 đồng
Minigame, bốc thăm	35.000.000 đồng
In ấn	10.000.000 đồng
Quản lý và dự phòng	45.000.000 đồng
Tổng dự kiến	718.000.000 đồng

Nếu không sử dụng nghệ sĩ, giảm giá trị quà hoặc lựa chọn tiệc tầm trung, ngân sách có thể được điều chỉnh đáng kể.

Các gói tổ chức hội nghị khách hàng tham khảo

Gói tiết kiệm

Ngân sách tham khảo: 50.000.000–100.000.000 đồng.

Phù hợp với:

• Hội nghị 30–80 khách.
• Gặp mặt đại lý.
• Hội thảo nhỏ.
• Chương trình không dùng tiệc lớn.
• Hội nghị tại văn phòng hoặc hội trường có sẵn.

Hạng mục có thể bao gồm:

• Kịch bản cơ bản.
• Backdrop sân khấu.
• Âm thanh tiêu chuẩn.
• Máy chiếu hoặc màn hình.
• MC.
• Hai lễ tân.
• Chụp ảnh.
• Nhân sự điều phối.
• Tea break đơn giản.

Gói tiêu chuẩn

Ngân sách tham khảo: 100.000.000–300.000.000 đồng.

Phù hợp với:

• Hội nghị 80–200 khách.
• Hội nghị tri ân.
• Hội nghị nhà phân phối.
• Ra mắt chính sách kinh doanh.
• Chương trình có tiệc hoặc vinh danh.

Hạng mục có thể bao gồm:

• Concept theo thương hiệu.
• Kịch bản chi tiết.
• Bộ nhận diện.
• Sân khấu.
• Màn hình LED.
• Âm thanh, ánh sáng.
• MC chuyên nghiệp.
• Lễ tân, PG.
• Tiết mục mở màn.
• Quay phim, chụp ảnh.
• Video recap.
• Minigame.
• Điều phối trọn gói.

Gói cao cấp

Ngân sách tham khảo: 300.000.000–700.000.000 đồng.

Phù hợp với:

• Hội nghị 200–500 khách.
• Gala dinner.
• Hội nghị kết hợp ra mắt sản phẩm.
• Hội nghị có khách VIP.
• Chương trình cần thiết kế riêng.

Hạng mục có thể bao gồm:

• Concept sáng tạo.
• Sân khấu quy mô lớn.
• Màn hình LED độ phân giải cao.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp.
• MC song ngữ.
• Ca sĩ hoặc nghệ sĩ biểu diễn.
• Khu check-in theo concept.
• Video mở màn.
• Quay phim nhiều máy.
• Livestream.
• Quà tặng.
• Tiệc cao cấp.
• Đội ngũ điều phối đầy đủ.

Gói thiết kế riêng

Ngân sách: Báo giá theo yêu cầu.

Phù hợp với:

• Hội nghị trên 500 khách.
• Sự kiện đa ngày.
• Hội nghị kết hợp du lịch và team building.
• Hội nghị có khách quốc tế.
• Chương trình tổ chức đồng thời tại nhiều địa điểm.
• Sự kiện có nghệ sĩ nổi tiếng.
• Ra mắt sản phẩm bằng công nghệ trình diễn đặc biệt.

Những yếu tố làm thay đổi chi phí tổ chức

Số lượng khách

Số khách ảnh hưởng trực tiếp đến địa điểm, tiệc, bàn ghế, quà tặng, nhân sự và kích thước sân khấu.

Thời gian tổ chức

Các ngày cuối tuần, mùa cao điểm cuối năm hoặc thời gian có nhiều sự kiện thường có mức giá cao hơn. Đặt dịch vụ gấp cũng có thể làm tăng chi phí sản xuất.

Địa điểm

Khách sạn năm sao tại trung tâm có giá khác với hội trường hoặc nhà hàng khu vực ngoại thành.

Mức độ đầu tư sân khấu

Backdrop in bạt tiết kiệm hơn màn hình LED. Sân khấu có logo nổi, cánh gà, màn hình phụ và hiệu ứng đặc biệt sẽ phát sinh nhiều chi phí hơn.

Chất lượng thiết bị

Hai báo giá cùng ghi “màn hình LED” hoặc “âm thanh” nhưng có thể sử dụng cấu hình hoàn toàn khác nhau. Doanh nghiệp cần so sánh dựa trên thông số, số lượng và đội ngũ kỹ thuật.

Nhân sự nổi tiếng

MC, ca sĩ hoặc nghệ sĩ có tên tuổi có thể chiếm một phần lớn ngân sách.

Yêu cầu truyền thông

Livestream, video mở màn, TVC và video recap chuyên sâu sẽ làm tăng tổng đầu tư nhưng có thể tạo thêm giá trị truyền thông lâu dài.

Thời lượng chương trình

Chương trình kéo dài nhiều ngày hoặc cần thi công qua đêm sẽ phát sinh phí nhân sự, thiết bị và lưu trú.

Những khoản chi phí dễ phát sinh

Khi nhận báo giá tổ chức hội nghị khách hàng TPHCM, doanh nghiệp cần kiểm tra các khoản sau:

• Thuế giá trị gia tăng.
• Phí vận chuyển.
• Phí bốc xếp.
• Phí gửi xe.
• Điện thi công.
• Phí mang thiết bị ngoài vào địa điểm.
• Phí làm việc ngoài giờ.
• Phụ thu cuối tuần.
• Phụ thu ngày lễ.
• Phí ăn uống nhân sự.
• Phí lưu trú.
• Chi phí tổng duyệt.
• Phí chỉnh sửa thiết kế vượt số lần.
• Phí phát sinh thêm giờ.
• Phí tăng số khách.
• Phí thay đổi địa điểm.
• Phí bản quyền âm nhạc hoặc nội dung.
• Phí bảo vệ và vệ sinh.
• Phí tháo dỡ.
• Chi phí dự phòng thời tiết.

Một báo giá rõ ràng cần thể hiện phần đã bao gồm và chưa bao gồm.

Cách tối ưu chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Xác định mục tiêu trước khi chọn hạng mục

Nếu mục tiêu chính là tri ân, doanh nghiệp nên tập trung vào trải nghiệm đón tiếp, tiệc và quà tặng. Nếu mục tiêu là ra mắt sản phẩm, ngân sách nên ưu tiên sân khấu, video và trình diễn.

Xác định ngân sách ngay từ đầu

Cung cấp khoảng ngân sách giúp đơn vị tổ chức xây dựng phương án phù hợp, tránh đề xuất vượt quá khả năng đầu tư.

Chuẩn bị sớm

Doanh nghiệp nên bắt đầu kế hoạch trước ít nhất bốn đến tám tuần. Chương trình lớn nên chuẩn bị từ hai đến bốn tháng.

Lựa chọn địa điểm có sẵn thiết bị

Một số khách sạn đã có sân khấu, màn hình, âm thanh và bàn ghế. Tận dụng thiết bị có sẵn có thể giúp giảm vận chuyển và thi công.

Không đầu tư dàn trải

Thay vì chi tiền cho quá nhiều chi tiết nhỏ, hãy chọn một vài điểm nhấn quan trọng như sân khấu, video mở màn hoặc hoạt động vinh danh.

Tối ưu số lượng tiết mục

Hai tiết mục chất lượng thường hiệu quả hơn năm tiết mục không liên quan đến thông điệp.

Sử dụng dịch vụ trọn gói

Làm việc với một đầu mối giúp doanh nghiệp hạn chế chồng chéo, giảm chi phí điều phối và xác định rõ trách nhiệm.

Dành ngân sách dự phòng

Doanh nghiệp nên dự trù khoảng 5–10% ngân sách cho những thay đổi về khách mời, thời gian, vận chuyển hoặc thiết bị.

Quy trình nhận báo giá tại TV Media & Event

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Doanh nghiệp cung cấp:

• Ngày tổ chức.
• Khu vực.
• Số lượng khách.
• Loại hình hội nghị.
• Mục tiêu.
• Ngân sách.
• Hạng mục mong muốn.
• Tiêu chuẩn địa điểm.
• Yêu cầu truyền thông.

Bước 2: Tư vấn phương án

TV Media & Event phân tích nhu cầu và đề xuất quy mô, địa điểm, concept cùng các hạng mục phù hợp.

Bước 3: Khảo sát địa điểm

Đội ngũ kiểm tra diện tích, nguồn điện, sân khấu, lối vận chuyển, vị trí check-in và yêu cầu kỹ thuật.

Bước 4: Lập báo giá

Báo giá được phân chia theo từng nhóm:

• Nội dung.
• Thiết kế.
• Sản xuất.
• Thiết bị.
• Nhân sự.
• Media.
• Hậu cần.
• Quản lý.

Bước 5: Điều chỉnh theo ngân sách

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hạng mục ưu tiên, thay đổi cấu hình hoặc điều chỉnh số lượng để phù hợp với ngân sách.

Bước 6: Ký hợp đồng và triển khai

Sau khi thống nhất, hai bên ký hợp đồng, xác nhận tiến độ, trách nhiệm và lịch thanh toán.

Vì sao nên lựa chọn TV Media & Event?

TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, truyền thông và team building tại Việt Nam. Với đội ngũ nhân sự tận tâm, giàu kinh nghiệm và tư duy sáng tạo, TV Media & Event hướng đến việc cung cấp giải pháp phù hợp với mục tiêu, quy mô và ngân sách của từng doanh nghiệp.

Tư vấn theo ngân sách thực tế

Mỗi khách hàng có mục tiêu và khả năng đầu tư khác nhau. TV Media & Event không áp dụng một cấu hình cho mọi chương trình mà sẽ tư vấn dựa trên nhu cầu cụ thể.

Báo giá rõ ràng

Các hạng mục được phân chia cụ thể để khách hàng thuận tiện kiểm tra, so sánh và điều chỉnh.

Dịch vụ tổ chức trọn gói

TV Media & Event cung cấp:

EVENT

• Tổ chức hội nghị khách hàng.
• Tổ chức hội thảo.
• Tổ chức gala dinner.
• Tổ chức lễ khai trương.
• Tổ chức lễ khánh thành.
• Tổ chức lễ động thổ.
• Tổ chức lễ khởi công.
• Tổ chức lễ kỷ niệm.
• Tổ chức ra mắt sản phẩm.
• Tổ chức year end party.
• Tổ chức family day.
• Activation, roadshow và sampling.

MEDIA

• Chụp ảnh sự kiện.
• Quay phim sự kiện.
• Quay TVC quảng cáo.
• Quay và chụp hình theo tour du lịch.
• Dịch vụ livestream.
• Sản xuất video.
• Dựng video recap.
• Demo phối cảnh.

TEAM BUILDING

• Team building doanh nghiệp.
• Amazing Race.
• Team building sinh tồn.
• Team building đào tạo.
• Team building bãi biển.
• Team building trong nhà.
• Team building kết hợp gala dinner.

CUNG CẤP NHÂN SỰ

• MC.
• MC song ngữ.
• Ca sĩ.
• PG, PB.
• Lễ tân.
• Vũ đoàn.
• Ban nhạc.
• DJ.
• Ảo thuật gia.
• Chú hề.
• Hoạt náo viên.
• Điều phối viên.

CHO THUÊ THIẾT BỊ VÀ GAME TOOL

• Âm thanh.
• Ánh sáng.
• Màn hình LED.
• Sân khấu.
• Backdrop.
• Bàn ghế.
• Nhà bạt.
• Thiết bị livestream.
• Máy chiếu.
• Game tool team building.
• Đạo cụ trò chơi.

Đội ngũ điều phối chuyên nghiệp

Mỗi vị trí được phân công rõ ràng, từ quản lý dự án, kỹ thuật, thiết kế, media đến lễ tân và hậu cần.

Khả năng xử lý linh hoạt

Trong quá trình tổ chức, các tình huống như khách đến muộn, thay đổi bài phát biểu hoặc điều chỉnh timeline có thể xảy ra. Đội ngũ điều phối sẽ chủ động đưa ra phương án phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng 100 người là bao nhiêu?

Ngân sách tham khảo có thể từ 80–200 triệu đồng, tùy địa điểm, thiết bị, tiệc, quà tặng và mức độ đầu tư. Chương trình không dùng tiệc hoặc tổ chức tại hội trường có sẵn có thể tiết kiệm hơn.

Tổ chức hội nghị 200 người cần ngân sách bao nhiêu?

Khoảng ngân sách thường từ 150–400 triệu đồng. Nếu tổ chức tại khách sạn năm sao, có gala dinner, màn hình LED và nghệ sĩ, tổng chi phí có thể cao hơn.

Báo giá đã bao gồm tiệc chưa?

Tùy từng gói. Doanh nghiệp cần kiểm tra báo giá có bao gồm tiền thuê sảnh, tiệc, nước uống, phí phục vụ và thuế hay không.

Có thể thuê từng hạng mục riêng không?

Có. TV Media & Event cung cấp dịch vụ trọn gói và cho thuê riêng âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, sân khấu, MC, nhân sự, quay phim hoặc chụp ảnh.

Nên đặt dịch vụ trước bao lâu?

Doanh nghiệp nên đặt trước ít nhất bốn đến tám tuần. Hội nghị từ 300 khách trở lên hoặc tổ chức vào mùa cuối năm nên được chuẩn bị sớm hơn.

Chi phí có thay đổi vào cuối tuần không?

Có thể. Một số địa điểm, nhân sự và nhà cung cấp áp dụng phụ thu cuối tuần, ngày lễ hoặc thời gian làm việc ngoài giờ.

Có hỗ trợ tìm địa điểm không?

Có. TV Media & Event có thể tư vấn địa điểm dựa trên khu vực, số khách, hình thức chương trình và ngân sách.

Có hỗ trợ chương trình ngoài TPHCM không?

Có. Đơn vị có thể triển khai tại nhiều tỉnh thành. Chi phí vận chuyển, lưu trú và công tác sẽ được thể hiện trong báo giá.

Làm thế nào để nhận báo giá chính xác?

Doanh nghiệp nên cung cấp ngày tổ chức, địa điểm, số khách, thời lượng, hình thức tiệc và các hạng mục cần sử dụng.

Liên hệ nhận báo giá tổ chức hội nghị khách hàng TPHCM

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng năm 2026 có thể dao động từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu đồng, tùy quy mô và mức độ đầu tư. Doanh nghiệp không nên lựa chọn chỉ dựa trên mức giá thấp nhất mà cần xem xét chất lượng thiết bị, kinh nghiệm điều phối, phạm vi công việc và khả năng xử lý tình huống.

Một kế hoạch tốt cần cân bằng giữa ngân sách, mục tiêu truyền thông và trải nghiệm khách mời. Việc lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng TPHCM trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, kiểm soát tiến độ và hạn chế những khoản phát sinh không cần thiết.

TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA sẵn sàng tư vấn ý tưởng, xây dựng kịch bản, thiết kế sân khấu, cung cấp thiết bị, nhân sự và điều phối toàn bộ chương trình. Mỗi báo giá được xây dựng theo quy mô, yêu cầu và ngân sách thực tế của khách hàng.

Hãy liên hệ ngay với TV Media & Event để được tư vấn và nhận báo giá phù hợp cho chương trình của doanh nghiệp.

TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA

Hotline: 0916 558 666

Website: tvevent.vn

Facebook: Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp – TV Event

Email: sales.tvgroup@gmail.com

Địa chỉ Hà Nội: Số nhà 5, hẻm 25/01/04, đường Vạn Phúc, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội

Văn phòng TP.HCM: 12 Đường Số 14, Phường Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

Ghi chú báo giá: Toàn bộ mức giá trong bài là khoảng tham khảo tại thời điểm năm 2026, không phải bảng giá cố định của TV Media & Event. Báo giá chính thức được lập sau khi xác nhận quy mô khách mời, địa điểm, thời gian, thiết bị và yêu cầu thực tế.