Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói hàng đầu Việt Nam

Tổ chức sự kiện là ngành thu hút nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo nhằm mục đích khẳng định vị thế của thương hiệu trên thị trường. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Yếu tố nào giúp doanh nghiệp tổ chức một sự kiện thành công? Hãy cùng TV Media & Event tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là việc thực hiện những hoạt động truyền thông, PR sản phẩm để thu hút sự chú ý của cộng đồng và hướng đến đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện được xem là một ngành nghề đặc thù, bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau như văn hóa, giải trí, giáo dục và kinh doanh. Với những hoạt động được thực hiện như: xúc tiến thương mại, văn hóa – xã hội, các buổi giao lưu, truyền tải thông điệp marketing, các buổi chuyên đề, các hoạt động trong thể thao, giải trí…

Vai trò của tổ chức sự kiện hiện nay

Trong hoạt động tiếp thị, quảng bá thương hiệu, sản phẩm – dịch vụ, tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng. Một sự kiện diễn ra thành công sẽ giúp doanh nghiệp:

• Gia tăng lượng khách hàng tiềm năng.
• Tạo trải nghiệm cho khách hàng.
• Thúc đẩy tăng doanh thu.
• Nâng cao mức độ nhận diện hình ảnh thương hiệu.
• Tạo ra các giá trị cộng đồng như gây quỹ hỗ trợ các hoạt động từ thiện và các tổ chức phi lợi nhuận.
• Chia sẻ kiến thức, nâng cao kỹ năng chuyên môn cho nhân viên.

Ngược lại, giá trị hình ảnh thương hiệu sẽ suy giảm nếu sự kiện thực hiện thất bại. Việc này kéo theo nhiều hệ lụy, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Mục đích của tổ chức sự kiện

Mỗi sự kiện được tổ chức đều có mục đích và ý nghĩa riêng biệt mà những doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức hướng đến. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện có chung mục đích sau:

• Quảng bá sản phẩm, mở rộng kênh phân phối.
• Truyền tải thông điệp của thương hiệu đến nhóm khách hàng mục tiêu, gia tăng tỉ lệ chuyển đổi.
• Cải thiện nhận thức về hình ảnh thương hiệu.
• Tạo mối liên kết bền vững giữa khách hàng và doanh nghiệp.
• Tăng mức độ cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Mỗi sự kiện có tính chất, mục đích riêng nên để triển khai tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, cần lên ý tưởng kịch bản và kế hoạch thực hiện.

Quy trình tổ chức sự kiện được chia theo các giai đoạn sau:

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

• Tiến hành lấy thông tin của doanh nghiệp và mục tiêu tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp hướng đến.
• Tư vấn hạng mục sự kiện phù hợp với mục tiêu, ngân sách, nhân sự của doanh nghiệp.
• Xây dựng kịch bản cho sự kiện và lên kế hoạch triển khai. Đồng thời, thiết lập phương án dự phòng để hạn chế rủi ro.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức. Thiết kế ấn phẩm, gửi thiệp mời tới những đối tượng tham gia sự kiện.
• Kiểm tra kỹ lưỡng các hạng mục và tổng duyệt sự kiện, thực hiện các quảng bá truyền thông cho sự kiện sắp diễn ra.

Giai đoạn thực hiện sự kiện

• Tổ chức đội ngũ nhân viên đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện.
• Quản lý, điều phối và giám sát diễn biến của sự kiện.
• Tổ chức khâu phục vụ ăn uống dành cho khách mời của sự kiện.
• Tổ chức lưu trú và vận chuyển thuận tiện cho khách mời.
• Đảm bảo an ninh và vệ sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Giai đoạn kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện

Sau khi kết thúc hoạt động tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần làm ngay những công việc sau:

• Nhanh chóng thực hiện quá trình xúc tiến thương mại, quảng bá sản phẩm.
• Tạo mối liên hệ mật thiết với những nhà cung ứng dịch vụ hỗ trợ trong sự kiện.
• Chăm sóc và quan tâm các đối tượng khách mời tham gia sự kiện bằng cách gửi thư cảm ơn kèm những tấm hình của họ tại sự kiện.
• Đánh giá mức độ thành công của sự kiện.
• Xem xét các vấn đề phát sinh chi phí khi sự kiện diễn ra, tìm phương án phù hợp để khắc phục và rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.

Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

Để tổ chức một sự kiện thành công, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề dưới đây:

• Xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu, cách thức tiếp cận và thu hút khách hàng.
• Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện.
• Thư mời tham gia sự kiện gắn liền với thông điệp cần truyền tải.
• Gọi điện cho khách mời trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận họ tham dự.
• Cân đối nguồn ngân sách và nhân lực phục vụ cho sự kiện.
• Có kế hoạch dự phòng để đối phó với sự cố không may xảy ra khi tổ chức sự kiện.
• Lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có đội ngũ nhân viên am hiểu rộng kiến thức nhiều ngành nghề đa lĩnh vực, khả năng chuyên môn cao.

TV Media & Event – Chân dung của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

TV Media & Event tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với hàng ngàn sự kiện quy mô lớn nhỏ được triển khai thành công trên toàn quốc.

• Chúng tôi sở hữu đội ngũ chuyên viên nhiều kinh nghiệm, khả năng sáng tạo cao và kiến thức chuyên sâu dễ dàng nắm bắt được yêu cầu của khách hàng. Từ đó lên kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ cho từng loại hình sự kiện phù hợp với mục tiêu của khách hàng, tránh được những khâu dư thừa gây tổn thất chi phí.
• Chúng tôi cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, điều hành sự kiện diễn ra an toàn và an ninh cho tất cả khách mời.

TV Media & Event luôn đồng hành cùng khách hàng và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm sự kiện với những giải pháp hoàn hảo, ý tưởng sáng tạo, tối ưu chi phí. Quý Khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi qua website tvevent.vn hoặc liên hệ trực tiếp thông qua Hotline: 0916.558.666 để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết nhất nhé.