Cách tổ chức sự kiện Kick Off như thế nào để thành công? Đây là câu hỏi hiện được nhiều người quan tâm. Do đó, để tìm tìm hiểu chi tiết Kick Off là gì, các bạn hãy cùng TV Media & Event theo dõi nội dung dưới đây.
Kick Off Là Gì?
Để hiểu rõ hơn về Kick Off, các bạn hãy lần lượt khám phá các nội dung sau đây nhé:
Khái niệm về Kick Off
Kick Off là gì trong lĩnh vực kinh doanh. Theo đó Kick Off hiểu đơn giản là cuộc họp khởi động cho một dự án hoặc chiến dịch sắp được thực hiện. Cuộc họp thường được tổ chức nhằm mục đích: giới thiệu về dự án, kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi thực hiện, phân công nhiệm vụ, tạo động lực và cam kết.
Ý nghĩa và vai trò của Kick Off trong tổ chức sự kiện
Việc tổ chức một buổi Kick Off thật chỉn chu mang lại rất nhiều ý nghĩa tích cực cho doanh nghiệp và từng cá nhân, đó là:
- Giúp mọi người có cái nhìn khách quan về dự án và chiến dịch sắp tới.
- Các bên liên quan nắm rõ cách thực hiện nhằm đảm bảo không xảy ra sai sót.
- Giúp các bạn tăng cường mở rộng sự hợp tác và quan hệ.
- Giảm thiểu nguy cơ rủi ro của dự án, chiến dịch.
Vai trò của sự kiện Kick Off
Một trong những vai trò quan trọng hàng đầu của Kick Off là gì chính là cuộc họp tạo dấu ấn mạnh mẽ trước khi thực hiện dự án, chiến dịch. Sự kiện này thường được tổ chức sau khi các bên đã hoàn tất kí kết hợp đồng. Từ đó, giúp xây dựng mối quan hệ hợp tác chiến lược giữa các bên với sự tin tưởng và đi đến thành công.
Các hình thức tổ chức Kick Off
Có nhiều hình thức tổ chức Kick Off theo từng mục đích để bạn lựa chọn. Nếu chưa biết dự án của mình phù hợp với hình thức nào, mời mọi người cùng tham khảo một số gợi ý dưới đây:
Kick Off sales
Kick Off sales là sự kiện được tổ chức với mục tiêu tạo động lực và đam mê cho nhân viên. Chương trình có sự tham gia của đội ngũ kinh doanh, bán hàng, bộ phận chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật,… Địa điểm tổ chức có thể ở công ty nếu không gian đủ lớn hoặc các địa điểm bên ngoài như: nhà hàng, khách sạn, sân vận động, nhà thi đấu, khu nghỉ dưỡng,…
Kick Off dự án
Đây là sự kiện quan trọng nhằm khởi động dự án, thường được tổ chức sau khi doanh nghiệp hoàn tất việc lập kế hoạch cho chiến dịch mới. Với mục tiêu chính là phổ biến thông tin và phạm vi của dự án, từ đó nói lên vai trò của những người tham gia.
Kick Off meeting
Kick Off meeting được tổ chức nhằm truyền cảm hứng cho những người tham gia, giúp họ nâng cao tinh thần và khả năng sáng tạo để hoàn thành tốt mọi công việc. Trong cuộc họp có thể đan xem các tiết mục văn nghệ, một số trò chơi tập thể với tổng thời lượng chương trình kéo dài không quá 90 phút.
Các hoạt động trước sự kiện Kick off
Sau khi đã hiểu rõ Kick Off là gì cũng như vai trò của sự kiện Kick Off, vấn đề tiếp theo chúng ta cần nắm chính là các hoạt động cần chuẩn bị trước khi tổ chức Kick Off. Mời mọi người cùng theo dõi:
Xác định mục tiêu của sự kiện
Đây là một bước quan trọng trước khi tổ chức sự kiện Kick Off. Để xác định chính xác mục tiêu, bạn cần sử dụng bảng mô tả phạm vi công việc và lần lượt giải đáp các vấn đề như: mục tiêu cụ thể, phạm vi công việc, khung thời gian, các giả định, yếu tố ràng buộc, yêu cầu nghiệp vụ tổng thể,… Đây chính là nền tảng cần thiết giúp bạn có được một sự kiện Kick Off thành công.
Nghiên cứu và lựa chọn phương án triển khai
Tùy thuộc vào bối cảnh của sự kiện để xem xét các yếu tố quan trọng là: phạm vi sự kiện, thời gian tổ chức, ngân sách, rủi ro, nhân lực và kỹ năng, mục tiêu của sự kiện. Qua đó mới tiến hành nghiên cứu và lựa chọn phương pháp triển khai cho phù hợp.
Xây dựng kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ cho sự kiện Kick Off
Cần xác định rõ vai trò cũng như trách nhiệm của từng bên tham gia Kick Off là gì với các yếu tố như: khách hàng và nhà tài trợ, chuyên viên quản lý quy trình nghiệp vụ, cấu trúc tổ chức, kế hoạch thời gian, quản lý ngân sách, phân bổ nguồn lực, kế hoạch hoạt động. Việc xây dựng kế hoạch một cách kỹ lưỡng sẽ giúp đảm bảo sự kiện Kick Off diễn ra suôn sẻ và tốt đẹp.
Lập kế hoạch dự phòng cho sự kiện
Lập kế hoạch dự phòng cho sự kiện giúp đảm bảo tính ổn định và linh hoạt cho chương trình, tránh những rủi ro không đáng có, bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định các tình huống rủi ro, sau đó phân loại chi tiết.
- Bước 2: Phát triển kế hoạch dự phòng cụ thể cho từng tình huống rủi ro.
- Bước 3: Kết hợp với đội ngũ nhân sự để xem xét, duyệt kế hoạch dự phòng.
- Bước 4: Tiến hành thực hiện buổi kế hoạch dự phòng.
- Bước 5: Liên tục đánh giá và cải tiến.
Các bước tiến hành sự kiện Kick Off cho doanh nghiệp
Để hiểu rõ Kick Off là gì, chúng ta hãy cùng tìm hiểu các bước thực hiện để sự kiện thành công tốt đẹp dưới đây.
Giới thiệu và làm quen
Bạn nên để các thành viên trong phòng lần lượt giới thiệu về bản thân, đồng thời nói lên vai trò của họ trong dự án. Điều này sẽ giúp các thành viên nắm rõ trách nhiệm của bản thân và tạo sự thoải mái trong môi trường làm việc chung.
Giới thiệu mục tiêu và mục đích cụ thể
Hãy cung cấp thông tin tổng quan về dự án và mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Từ đó giúp mọi người hiểu rõ tầm quan trọng và có trách nhiệm trong việc thực hiện dự án.
Trình bày phạm vi và giai đoạn
Nêu nên các giai đoạn, mục tiêu cụ thể và kế hoạch công việc tương ứng với mỗi giai đoạn để mọi người thấy rõ được mối liên kết giữa chúng. Như vậy quá trình triển khai sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
Xác định phân khúc chính và nhiệm vụ
Cần thảo luận về các khả năng đặc biệt mà mỗi thành viên sẽ mang đến dự án. Qua đây sẽ giúp tập thể hiểu hơn về vai trò của từng người cũng như lợi ích mà họ tạo ra.
Giải quyết rủi ro
Việc thảo luận trước về các rủi ro tiềm ẩn sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra các phương án giải quyết một cách thông minh. Điều này sẽ đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả.
Đặt câu hỏi cho ban tổ chức
Hãy khuyến khích mọi người đặt câu hỏi trong cuộc họp. Quá trình này nhằm đảm bảo mọi thông tin cần thiết đã được truyền đạt cụ thể để mọi người sẵn sàng bắt đầu công việc của mình.
Gửi email cảm ơn
Sau cuộc họp, việc gửi email cảm ơn là một cách tuyệt vời để bạn tạo sự kết nối với mọi người. Đồng thời, xác nhận quan điểm của mỗi thành viên trong quá trình thảo luận.
Kết luận
Hy vọng những thông tin chia sẻ tại tvevent.vn vừa cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được thắc mắc Kick Off là gì cũng như cách tổ chức sự kiện Kick Off thành công. Nếu còn vấn đề gì băn khoăn, bạn có thể liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.
TV MEDIA & EVENT
- EVENT: Gala Diner, tổ chức khai trương, hội nghị, lễ kỷ niệm, lễ ra mắt sản phẩm...- MEDIA: Chụp ảnh sự kiện, quay TVC Quảng Cáo, quay& chụp hình theo tour Du lịch, Dịch vụ livestream, demo phối cảnh...
- TEAM BUILDING: Đơn vị chuyên tổ chức teambuilding chuyên nghiệp với đa dạng thể loại đặc sắc như: Teambuilding, Amazing race, team building sinh tồn, team building đào tạo...
- CUNG CẤP NHÂN SỰ: Cung cấp MC, ca sĩ, PG-PB, Vũ Đoàn, ảo thuật gia - chú hề, DJ chuyên nghiệp...
- CHO THUÊ GAME TOOL: Xin hãy liên hệ ngay đến chúng tôi để nhận được sự TƯ VẤN và HỖ TRỢ một cách tốt nhất, nhanh nhất.
VP Hà Nội: Số 5, hẻm 25/01/04, đường Vạn Phúc, Phường Vạn Phúc, Quận Hà Đông, Hà Nội
VP HCM: 453 Quốc Lộ 1A,Linh Xuân, TP. Thủ Đức - Hồ Chí Minh
B08.01 Chung cư HT Pearl – 29/8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, KP.Tân Hòa, Dĩ An, Bình Dương
Hotline: 0916.558.666
Email: sales.tvgroup@gmail.com