Tổ chức hội thảo là gì? Tầm quan trọng và quy trình tổ chức

Tổ chức hội thảo là một trong những hoạt động quan trọng trong việc giao lưu, trao đổi kiến thức và chia sẻ thông tin giữa các công ty và doanh nghiệp. Tuy nhiên việc tổ chức hội thảo thành công không hề dễ dàng, bạn phải trải qua rất nhiều khâu chuẩn bị và lên kế hoạch cụ thể cho từng danh mục hội thảo. Vậy tổ chức hội thảo là gì? quy trình tổ chức hội thảo như thế nào? Hãy cùng TV Media & Event tìm hiểu các vấn đề trên qua bài viết sau đây nhé.

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo là sự kiện diễn ra các hoạt động thảo thuận về một vấn đề thực tiễn, những cuộc thăm dò ý kiến khách hàng, chia sẻ kiến thức hay chỉ đơn giản là cuộc đối thoại về ngành nghề của các doanh nghiệp đang hoạt động.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp thường xuyên tổ chức hội thảo với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng và thu hút khách hàng tiềm năng. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp gặp gỡ và giao lưu với các đối tác, tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông, nâng cao hình ảnh công ty.

Tổ chức hội thảo có ý nghĩa quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển và trao đổi kiến thức trong một lĩnh vực nhất định. Dưới đây là một số lợi ích của việc tổ chức hội thảo:

Lợi ích của việc tổ chức hội thảo

1. Truyền đạt thông tin mới nhất
Hội thảo là một cách hiệu quả để truyền đạt thông tin mới nhất về các xu hướng, công nghệ và nghiên cứu trong lĩnh vực của doanh nghiệp. Các diễn giả và chuyên gia hàng đầu sẽ có cơ hội chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của mình, giúp người tham dự cập nhật thông tin mới nhất và nắm bắt xu hướng phát triển.
2. Mở rộng mạng lưới kết nối
Hội thảo cung cấp một cơ hội tốt để mở rộng mạng lưới kết nối với các cá nhân và tổ chức trong lĩnh vực của mình. Người tham dự có thể gặp gỡ, trao đổi và thiết lập mối quan hệ mới, từ đó tạo ra cơ hội kinh doanh và hợp tác trong tương lai.
3. Giao lưu và trao đổi kiến thức
Hội thảo tạo điều kiện cho các diễn giả và người tham dự có cơ hội giao lưu và trao đổi kiến thức. Thông qua các buổi thảo luận, phiên hỏi đáp và trò chuyện không chính thức, người tham dự có thể tiếp thu kiến thức từ các chuyên gia hàng đầu và trao đổi quan điểm với nhau.

Quy trình tổ chức hội thảo

Tùy vào từng mục đích cụ thể của doanh nghiệp mà mỗi một hội thảo sẽ có quy trình tổ chức khác nhau. Sau đây TV Media & Event sẽ giới thiệu đến bạn những quy trình tổ chức hội thảo cơ bản.
Xác định chủ đề và lập kế hoạch tổ chức hội thảo: Việc xác định chủ đề của hội thảo giúp bạn lên kế hoạch, nội dung một cách chi tiết và hiệu quả nhất.
Ngoài ra bạn cần chú ý đến 10 hạng mục quan trọng sau:

1. – Xác định mục tiêu hội thảo cần đạt được.
2. – Nội dung hội thảo xoay quanh chủ đề gì?
3. – Lượng người tham gia hội thảo là bao nhiêu?
4. – Địa điểm tổ chức hội thảo ở đâu thuận tiện.
5. – Thời gian tổ chức hội thảo phù hợp nhất.
6. – Kinh phí tổ chức hội thảo là bao nhiêu.
7. – Lựa chọn đơn vị tổ chức hội thảo uy tín, chuyên nghiệp
8. – Danh sách khách mời.
9. – Kịch bản chi tiết hội thảo là gì.
10. – Dự trù những trường hợp phát sinh khi hội thảo diễn ra.

Những hạng mục quan trọng cần chuẩn bị cho hội thảo

Để việc tổ chức hội thảo diễn ra suôn sẻ, thành công bạn cần chuẩn bị những công việc sau:
– Truyền thông: Sau khi xác định được nội dung, địa điểm, thời gian,… việc cần làm là lên kế hoạch và các bước để truyền thông sự kiện. Có nhiều cách để bạn truyền thông như viết bài lên web, mạng xã hội, pr báo,… Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì sẽ làm giảm bớt sức nóng của sự kiện, tuy nhiên cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 -2 tuần trước khi diễn ra hội thảo.
– Gửi thư mời cho khách sớm để khách tham dự có thời gian chuẩn bị và sắp xếp lịch. Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo phù hợp, kiểm tra lại toàn bộ trang thiết bị cần sử dụng tránh thiếu sót.
– Lên danh sách các dịch vụ đi kèm hội thảo như: ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón, teabreak. Trước khi diễn ra hội thảo hãy đảm bảo rằng bạn đã in ấn toàn bộ tài liệu cần thiết cho sự kiện.

Những việc cần làm khi hội thảo diễn ra

– Check in và đón tiếp khách mời hội thảo chu đáo
– Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản.
– Ghi lại biên bản hội thảo.
– Giải quyết các vấn đề phát sinh khi hội thảo diễn ra
Kết thúc hội thảo – xử lý thông tin – đánh giá kết quả
Tùy vào từng mục đích hội thảo mà chương trình kết thúc sự kiện cũng khác nhau. Bạn có thể kết thúc sự kiện bằng các hoạt động như tặng quà lưu niệm cho khách mời.
Đánh giá hiệu quả của hội thảo dựa trên thực tế số người tham dự và ý kiến khách hàng, kết quả hoạt động truyền thông.

Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại Tp. Hồ Chí Minh

Doanh nghiệp bạn đang cần tổ chức hội thảo? Để tổ chức một chương trình hội thảo thành công là điều không phải dễ dàng. Đừng lo lắng hãy đến với TV Media & Event, một trong những đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại Hồ Chí Minh. Với hơn 10 kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp, nhiệt huyết và sáng tạo chúng tôi chắc chắn sẽ làm quý doanh nghiệp hài lòng khi sử dụng dịch vụ mà TV Media & Event cung cấp.

VIDEO GIỚI THIỆU CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN TV MEDIA & EVENT

Đến với TV Media & Event quý khách hàng hoàn toàn yên tâm:

– Chúng tôi có ekip chuyên nghiệp, năng động, đồng nhất và nhiệt huyết.
– Chất lượng chương trình và sự hài lòng của khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu.
– Hoàn trả kinh phí nếu khách hàng không hài lòng về chương trình.
– Đội ngũ MC chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm. Giá thành hợp lý.
– Trang thiết bị tổ chức hội thảo hiện đại, đáp ứng mọi nhu cầu tổ chức: màn chiếu, đèn led, màn hình led, âm thanh, ánh sáng,….

Một số hình ảnh tổ chức hội thảo – sự kiện mà TV Media & Event đã thực hiện

Lễ kỷ niệm 5 năm tại công ty HTL: TV Media & Event rất vui khi được đồng hành cùng quý công ty trong buổi kỷ niệm 5 năm thành lập.

Tổ chức sự kiện Đêm hội Hoàng Kim tại OVA CUP

Kịch bản tổ chức hội thảo tại TV Media & Event như thế nào?

TV Media & Event gửi đến doanh nghiệp khung kịch bản mà bất kỳ chương trình hội thảo nào cũng cần đến. Tuy nhiên với mỗi hội thảo cụ thể sẽ có sự linh động thay đổi phần kịch bản để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
Đón tiếp khách mời: Đội ngũ nhân sự gồm nhóm đón tiếp khách mời, nhóm hướng dẫn khách ngồi và nhóm kiểm soát hoạt động buổi hội thảo.
– Khai mạc hội thảo: MC giới thiệu chương trình, phát biểu và tuyên bố lý do buổi hội thảo. Đại diện doanh nghiệp phát biểu và khai mạc chương trình.

– Nội dung diễn ra hội thảo: Ban chủ trì lên điều hành chương trình. Nếu buổi hội thảo diễn ra trong thời gian dài, doanh nghiệp nên bố trí một vài tiết mục văn nghệ giúp không khí thoải mái hơn, hoặc nghỉ giải lao giữa giờ ăn nhẹ…..

– Kết thúc hội thảo: Ban đại diện lên phát biểu bế mạc chương trình. MC tuyên bố kết thúc hội thảo.
Sau khi kết thúc chương trình sẽ chụp ảnh lưu niệm để lưu lại buổi lễ quan trọng này. Có thể tặng quà cho khách mời đặc biệt để gây ấn tượng tốt.

– Đội lễ tân đứng chào và hướng dẫn khách ra về. Khi hoàn thành hội thảo ban tổ chức sẽ dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ và thu dọn đồ đạc.

VIDEO QUY TRÌNH CHUẨN BỊ SỰ KIỆN TẠI TV MEDIA & EVENTS

Trên đây là quy trình hội thảo – kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết mà TV Media & Event đã đúc kết lại và giới thiệu đến bạn. Bạn chỉ cần thực hiện những bước như trên sẽ có được buổi hội thảo thành công và hấp dẫn. Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức hội thảo nếu gặp khó khăn cần tư vấn hãy liên hệ ngay TV Media & Event để được tư vấn và hỗ trợ nhé.

LIÊN HỆ TV MEDIA & EVENT NGAY HÔM NAY
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC HỘI THẢO TỐT NHẤT CHO SỰ KIỆN CỦA BẠN
HOTLINE – ZALO 0916.558.666