Dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện TPHCM hỗ trợ chạy event A-Z

TV Media & Event chuyên cung cấp nhân sự sự kiện TPHCM hỗ trợ chạy event A-Z, từ MC, PG-PB, lễ tân, điều phối đến kỹ thuật, media và đội ngũ hậu cần chuyên nghiệp.

Một chương trình thành công không chỉ đến từ ý tưởng sáng tạo, sân khấu hoành tráng hay hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại. Để mọi hạng mục vận hành đúng kế hoạch, ban tổ chức cần một đội ngũ nhân sự đủ kinh nghiệm, hiểu nhiệm vụ và phối hợp chặt chẽ theo cùng một timeline.

Từ khi bắt đầu lên ý tưởng, khảo sát địa điểm, chuẩn bị kịch bản đến lúc đón khách, vận hành sân khấu, kiểm soát hậu trường và bàn giao tư liệu sau chương trình, mỗi giai đoạn đều cần những người phụ trách cụ thể. Chỉ một vị trí bị thiếu hoặc một đầu việc không được phân công rõ ràng cũng có thể khiến sự kiện bị chậm, phát sinh chi phí hoặc ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời.

Đó là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện TPHCM theo hình thức hỗ trợ chạy event A-Z. Thay vì tự tìm từng MC, PG-PB, lễ tân, điều phối viên, kỹ thuật viên và ekip media từ nhiều nguồn khác nhau, doanh nghiệp có thể làm việc với một đơn vị chịu trách nhiệm xuyên suốt.

TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA là agency hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, truyền thông, team building và cung ứng nhân sự tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia tận tâm, hệ thống nhân sự đa dạng cùng quy trình điều phối rõ ràng, TV Media & Event hỗ trợ khách hàng từ bước tiếp nhận yêu cầu đến khi chương trình kết thúc.

Các nhóm nhân sự TV Media & Event cung cấp có thể bao gồm MC, PG-PB, lễ tân, ca sĩ, vũ đoàn, DJ, ban nhạc, ảo thuật gia, chú hề, người mẫu, điều phối viên, nhân viên hậu cần, kỹ thuật viên, quay phim, chụp ảnh, nhân sự livestream và đội ngũ team building.

Khách hàng có thể thuê riêng từng vị trí hoặc sử dụng giải pháp hỗ trợ event trọn gói. Phương án sẽ được xây dựng dựa trên loại hình chương trình, số lượng khách, địa điểm, thời gian, ngân sách và yêu cầu thương hiệu.

Chạy event A-Z là gì?

Chạy event A-Z là hình thức hỗ trợ toàn bộ hoặc phần lớn quy trình tổ chức sự kiện, từ giai đoạn chuẩn bị ban đầu đến khi hoàn tất chương trình và bàn giao kết quả.

Tùy phạm vi hợp đồng, dịch vụ có thể bao gồm:

• Tiếp nhận mục tiêu chương trình.
• Tư vấn concept.
• Lập kế hoạch.
• Xây dựng kịch bản.
• Lập timeline.
• Khảo sát địa điểm.
• Bố trí nhân sự.
• Tuyển chọn MC và nghệ sĩ.
• Thiết kế sân khấu.
• Chuẩn bị thiết bị.
• Quản lý khách mời.
• Vận hành check-in.
• Điều phối chương trình.
• Quản lý hậu trường.
• Chạy âm thanh, ánh sáng và LED.
• Quay phim, chụp ảnh.
• Livestream.
• Quản lý trò chơi.
• Thu dọn và bàn giao.
• Dựng video recap.
• Tổng kết và nghiệm thu.

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thuê toàn bộ các hạng mục. Một số đơn vị đã có sẵn kịch bản và địa điểm nhưng cần bổ sung MC, lễ tân, điều phối và kỹ thuật. Một số khác cần agency đảm nhận gần như toàn bộ từ ý tưởng đến vận hành.

Giải pháp A-Z có ưu điểm lớn là các bộ phận cùng làm việc theo một hệ thống. Nhân sự sân khấu, hậu trường, kỹ thuật và truyền thông được brief từ cùng một đầu mối, giúp hạn chế tình trạng thông tin không đồng nhất.

Vì sao nhân sự là yếu tố quyết định chất lượng sự kiện?

Sự kiện là một hoạt động diễn ra trong khoảng thời gian cụ thể và rất khó làm lại. Nếu một bài viết có thể chỉnh sửa trước khi đăng thì một nghi thức trao giải, phần phát biểu hoặc màn ra mắt sản phẩm khi đã diễn ra sẽ không thể quay lại từ đầu trước hàng trăm khách mời.

Vì vậy, nhân sự cần được chuẩn bị kỹ và có khả năng phản ứng ngay tại hiện trường.

Nhân sự trực tiếp tạo trải nghiệm cho khách mời

Khách mời thường tiếp xúc với:

• Lễ tân tại cổng.
• Nhân viên check-in.
• PG-PB tại khu trải nghiệm.
• MC trên sân khấu.
• Điều phối viên tại khu vực chỗ ngồi.
• Nhân viên hướng dẫn.
• Nhân sự trao quà.
• Đội ngũ media.

Cách họ giao tiếp, xử lý vấn đề và hỗ trợ khách có ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh doanh nghiệp.

Nhân sự kiểm soát tiến độ

Một chương trình có thể bao gồm hàng chục mốc thời gian:

• Nhân sự tập trung.
• Tổng duyệt.
• Đón khách.
• Khai mạc.
• Phát biểu.
• Nghi thức.
• Biểu diễn.
• Dùng tiệc.
• Trò chơi.
• Vinh danh.
• Bốc thăm.
• Kết thúc.

Điều phối viên và quản lý sân khấu phải theo dõi từng mốc, chủ động nhắc các bộ phận và điều chỉnh khi có thay đổi.

Nhân sự xử lý phát sinh

Những tình huống thường gặp gồm:

• Khách VIP đến trễ.
• Đại biểu thay đổi nội dung phát biểu.
• MC đọc sai tên.
• Micro gặp lỗi.
• Video không phát đúng.
• Nghệ sĩ chưa sẵn sàng.
• Đạo cụ bị thiếu.
• Khu vực check-in quá đông.
• Quà tặng không đủ.
• Thời tiết thay đổi.
• Timeline bị kéo dài.

Đội ngũ có kinh nghiệm sẽ biết ưu tiên xử lý vấn đề nào trước và hạn chế tác động đến khách mời.

Nhân sự đại diện hình ảnh thương hiệu

PG-PB, lễ tân, MC và nghệ sĩ thường xuất hiện trong hình ảnh truyền thông. Tác phong của họ có thể ảnh hưởng đến cách khách hàng cảm nhận về mức độ chuyên nghiệp của thương hiệu.

Dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện hỗ trợ những gì?

Dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện TPHCM không chỉ dừng ở việc tìm người. Một giải pháp chuyên nghiệp cần bao gồm nhiều bước liên quan đến tuyển chọn, đào tạo, phân công và quản lý.

Tư vấn cơ cấu nhân sự

Trước hết, agency cần xác định chương trình cần những vị trí nào.

Một lễ khai trương có thể cần:

• MC.
• PG-PB.
• Lễ tân.
• Đội lân.
• Điều phối viên.
• Nhân viên cắt băng.
• Kỹ thuật viên.
• Quay phim.
• Chụp ảnh.
• Nhân viên hậu cần.

Một hội nghị có thể cần:

• MC.
• Nhân viên check-in.
• Lễ tân.
• Điều phối khách VIP.
• Kỹ thuật trình chiếu.
• Kỹ thuật âm thanh.
• Phiên dịch.
• Quay phim.
• Chụp ảnh.

Một gala dinner có thể cần:

• MC.
• Lễ tân.
• PG-PB.
• Ca sĩ.
• Vũ đoàn.
• DJ.
• Ban nhạc.
• Điều phối sân khấu.
• Hậu cần.
• Kỹ thuật.
• Media.

Agency sẽ dựa trên quy mô để tính toán số lượng phù hợp, tránh thuê thừa hoặc thiếu.

Tuyển chọn và gửi hồ sơ nhân sự

Đối với những vị trí xuất hiện trực tiếp trước khách mời, khách hàng cần được xem hồ sơ trước khi xác nhận.

Hồ sơ có thể gồm:

• Hình ảnh.
• Video.
• Kinh nghiệm.
• Kỹ năng.
• Ngoại ngữ.
• Chiều cao.
• Phong cách.
• Các chương trình từng tham gia.
• Mức chi phí.
• Lịch trống.

Với MC, ca sĩ, DJ, vũ đoàn hoặc người mẫu, video thực tế là tài liệu quan trọng. Hình ảnh không thể phản ánh đầy đủ giọng nói, phong thái, khả năng biểu diễn hoặc xử lý sân khấu.

Brief và đào tạo nhân sự

Sau khi được duyệt, nhân sự cần được cung cấp:

• Tên chương trình.
• Đơn vị tổ chức.
• Mục tiêu.
• Ngày giờ.
• Địa điểm.
• Người liên hệ.
• Trang phục.
• Timeline.
• Kịch bản.
• Sơ đồ.
• Vị trí làm việc.
• Nhiệm vụ.
• Nội dung thương hiệu.
• Quy định bảo mật.
• Tình huống cần lưu ý.

PG-PB activation hoặc triển lãm có thể cần thêm buổi training sản phẩm. Lễ tân cần được hướng dẫn check-in. MC cần được cung cấp cách đọc tên thương hiệu, đại biểu và thuật ngữ chuyên ngành.

Quản lý nhân sự tại hiện trường

Đội đông người cần có trưởng nhóm hoặc quản lý hiện trường.

Người quản lý phụ trách:

• Điểm danh.
• Kiểm tra trang phục.
• Chia vị trí.
• Nhắc giờ.
• Kiểm soát tác phong.
• Điều phối giờ nghỉ.
• Xử lý trường hợp đi trễ.
• Bổ sung nhân sự khi cần.
• Báo cáo khách hàng.
• Ghi nhận thời gian làm việc.
• Nghiệm thu sau chương trình.

Nếu không có người quản lý, khách hàng phải tự xử lý từng cá nhân, làm tăng áp lực trong ngày sự kiện.

Nhân sự tiền kỳ trong quy trình chạy event A-Z

Tiền kỳ là giai đoạn chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra. Đây là thời điểm quyết định phần lớn chất lượng vận hành sau này.

Quản lý dự án

Project manager là đầu mối kết nối giữa khách hàng và các bộ phận triển khai.

Nhiệm vụ gồm:

• Tiếp nhận yêu cầu.
• Tổng hợp thông tin.
• Lập kế hoạch.
• Phân chia hạng mục.
• Theo dõi tiến độ.
• Làm việc với nhà cung cấp.
• Quản lý ngân sách.
• Cập nhật thay đổi.
• Tổ chức họp.
• Điều phối tổng duyệt.
• Nghiệm thu.

Một quản lý dự án có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ và tránh bỏ sót đầu việc.

Event planner

Event planner hỗ trợ xây dựng:

• Chủ đề.
• Concept.
• Thông điệp.
• Hành trình khách mời.
• Nội dung sân khấu.
• Hoạt động tương tác.
• Bố trí không gian.
• Kế hoạch nhân sự.
• Kế hoạch dự phòng.

Không phải sự kiện nào cũng cần concept phức tạp, nhưng mọi chương trình đều cần một logic rõ ràng để các phần liên kết với nhau.

Biên tập kịch bản

Kịch bản sự kiện có thể gồm:

• Kịch bản tổng.
• Kịch bản MC.
• Kịch bản kỹ thuật.
• Kịch bản video.
• Kịch bản nghi thức.
• Kịch bản trò chơi.
• Kịch bản livestream.
• Kịch bản xử lý phát sinh.

Người biên tập phải phối hợp với khách hàng để bảo đảm thông tin chính xác và đúng tinh thần thương hiệu.

Thiết kế

Nhân sự thiết kế có thể phụ trách:

• Key visual.
• Backdrop.
• Standee.
• Thư mời.
• Bảng tên.
• Visual LED.
• Slide.
• Khung livestream.
• Sơ đồ.
• Phiếu bốc thăm.
• Thẻ đeo.
• Menu.
• Tài liệu chương trình.

Thiết kế cần bám sát kích thước kỹ thuật và quy chuẩn nhận diện.

Nhân sự khảo sát

Đội khảo sát kiểm tra:

• Diện tích.
• Trần.
• Nguồn điện.
• Lối vào.
• Khu check-in.
• Vị trí sân khấu.
• Phòng chờ.
• Khu hậu cần.
• Bãi xe.
• Lối vận chuyển.
• Hệ thống âm thanh có sẵn.
• Quy định của địa điểm.
• Phương án thời tiết.

Khảo sát giúp hạn chế những phát sinh như màn hình không vừa, xe tải không vào được hoặc nguồn điện không đủ.

Nhân sự đón tiếp khách mời

PG sự kiện

PG có thể đảm nhận:

• Đón khách.
• Đứng tại cổng.
• Hỗ trợ backdrop.
• Phát tài liệu.
• Phát quà.
• Mời khách trải nghiệm.
• Hỗ trợ cắt băng.
• Tư vấn sản phẩm.
• Sampling.
• Hỗ trợ sân khấu.

Nhân sự cần được lựa chọn theo concept, độ tuổi khách mời và hình ảnh thương hiệu.

PB sự kiện

PB thường phù hợp với:

• Roadshow.
• Activation.
• Hội thao.
• Sự kiện ô tô.
• Triển lãm công nghệ.
• Team building.
• Chương trình ngoài trời.

PB có thể hỗ trợ hướng dẫn, phát mẫu, quản lý dụng cụ, phân luồng và vận hành trò chơi.

Lễ tân

Lễ tân phụ trách:

• Chào khách.
• Kiểm tra danh sách.
• Quét mã QR.
• Phát thẻ tên.
• Phát tài liệu.
• Hướng dẫn chỗ ngồi.
• Hỗ trợ khách VIP.
• Trao quà.
• Tiễn khách.

Lễ tân cần có khả năng giao tiếp tốt, ghi nhớ thông tin và xử lý danh sách nhanh.

Nhân viên check-in

Check-in có thể thực hiện bằng:

• Danh sách giấy.
• Excel.
• Mã QR.
• Phần mềm.
• Máy tính bảng.
• Máy in thẻ.
• Vé điện tử.

Số lượng nhân sự cần tính theo khoảng thời gian khách đến tập trung chứ không chỉ theo tổng số khách.

Nhân sự sân khấu

MC sự kiện

MC là người kết nối toàn bộ nội dung.

TV Media & Event có thể tư vấn:

• MC khai trương.
• MC hội nghị.
• MC hội thảo.
• MC gala dinner.
• MC tiệc cuối năm.
• MC lễ kỷ niệm.
• MC ra mắt sản phẩm.
• MC talkshow.
• MC team building.
• MC thiếu nhi.
• MC song ngữ.
• MC livestream.

Một MC phù hợp cần được đánh giá dựa trên phong cách, chất giọng, kinh nghiệm và khả năng xử lý tình huống.

Quản lý sân khấu

Stage manager chịu trách nhiệm:

• Kiểm tra thứ tự nội dung.
• Nhắc đại biểu.
• Nhắc nghệ sĩ.
• Chuẩn bị micro.
• Kiểm tra đạo cụ.
• Xác nhận cue.
• Phối hợp kỹ thuật.
• Kiểm soát lối lên xuống.
• Quản lý thời gian.
• Xử lý thay đổi.

Đây là vị trí không nên cắt giảm trong chương trình có nhiều tiết mục.

Điều phối hậu trường

Điều phối hậu trường hỗ trợ:

• Quản lý phòng chờ.
• Hướng dẫn nghệ sĩ.
• Chuẩn bị trang phục.
• Kiểm tra đạo cụ.
• Nhắc giờ.
• Điều phối thay đồ.
• Kết nối với sân khấu.
• Hỗ trợ khách VIP.
• Giữ trật tự hậu trường.

Nhân sự biểu diễn

Ca sĩ

Ca sĩ có thể biểu diễn:

• Nhạc trẻ.
• Acoustic.
• Trữ tình.
• Bolero.
• Nhạc quốc tế.
• Nhạc truyền thống.
• Tiết mục theo chủ đề.
• Tiết mục kết hợp vũ đoàn.

Danh sách bài hát cần được duyệt và soundcheck trước chương trình.

Vũ đoàn

Vũ đoàn có thể thực hiện:

• Múa hiện đại.
• Múa truyền thống.
• Múa đương đại.
• Múa áo dài.
• Flashmob.
• Nhảy cổ động.
• Múa tương tác LED.
• Dancer hỗ trợ ca sĩ.
• Tiết mục dàn dựng riêng.

Nếu dựng bài mới, cần tính thêm thời gian biên đạo, tập luyện và tổng duyệt.

DJ

DJ phù hợp với:

• Gala dinner.
• Tiệc cuối năm.
• Beach party.
• Pool party.
• Activation.
• Khai trương.
• Sự kiện thời trang.
• Chương trình giới trẻ.

Danh sách nhạc cần phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Ban nhạc

Các loại hình gồm:

• Acoustic.
• Jazz.
• Pop.
• Rock.
• Hòa tấu.
• Violin.
• Saxophone.
• Nhạc cụ dân tộc.

Ban nhạc cần kiểm tra backline, âm thanh và diện tích sân khấu.

Ảo thuật gia và chú hề

Phù hợp với:

• Sự kiện thiếu nhi.
• Ngày hội gia đình.
• Khai trương.
• Trung Thu.
• Giáng sinh.
• Trung tâm thương mại.
• Gala có phần tương tác.

Người mẫu

Người mẫu có thể tham gia:

• Ra mắt sản phẩm.
• Fashion show.
• Trình diễn ô tô.
• Triển lãm.
• Chụp ảnh.
• Quay TVC.
• Livestream.
• Trình diễn công nghệ.

Quyền sử dụng hình ảnh cần được thỏa thuận rõ.

Nhân sự kỹ thuật

Kỹ thuật âm thanh

Phụ trách:

• Micro.
• Nhạc nền.
• Âm lượng.
• Tín hiệu phát biểu.
• Nhạc tiết mục.
• Nhạc cụ.
• Thu âm.
• Âm thanh livestream.

Kỹ thuật ánh sáng

Phụ trách:

• Ánh sáng sân khấu.
• Đèn mặt.
• Hiệu ứng.
• Cue tiết mục.
• Ánh sáng khán phòng.
• Ánh sáng quay phim.
• Phối hợp đạo diễn.

Kỹ thuật LED

Phụ trách:

• Visual.
• Video.
• Slide.
• Logo.
• Nội dung phát.
• Tỷ lệ hiển thị.
• Chuyển file.
• Nội dung dự phòng.

Tất cả file cần được kiểm tra trước để tránh sai tỷ lệ hoặc lỗi font.

Kỹ thuật điện

Kỹ thuật điện kiểm tra:

• Nguồn điện.
• Tải thiết bị.
• Dây dẫn.
• Aptomat.
• Máy phát điện.
• Nguồn dự phòng.
• An toàn điện.
• Phương án khi mất điện.

Nhân sự livestream

Đội livestream có thể gồm:

• Đạo diễn hình ảnh.
• Kỹ thuật viên.
• Quay phim.
• Điều khiển máy.
• Kỹ thuật âm thanh.
• Nhân sự đồ họa.
• Quản trị nội dung.
• MC livestream.
• Nhân sự kiểm soát bình luận.

Nhân sự media

Nhiếp ảnh gia

Nhiếp ảnh gia cần ghi lại:

• Không gian.
• Backdrop.
• Check-in.
• Khách mời.
• Đại biểu.
• Nghi thức.
• Tiết mục.
• Sản phẩm.
• Khoảnh khắc cảm xúc.
• Chụp tập thể.

Quay phim

Quay phim phụ trách:

• Toàn cảnh.
• Góc sân khấu.
• Khách mời.
• Phát biểu.
• Tiết mục.
• Phỏng vấn.
• Hậu trường.
• Tư liệu recap.

Nhân sự dựng video

Có thể bàn giao:

• Video highlight.
• Video recap.
• Clip ngắn.
• Phỏng vấn.
• Video truyền thông.
• Video trình chiếu trong ngày.

Nếu cần video chiếu ngay tại sự kiện, phải bố trí editor làm việc trực tiếp tại hiện trường.

Flycam

Flycam phù hợp với:

• Team building.
• Sự kiện ngoài trời.
• Khai trương quy mô lớn.
• Nhà máy.
• Resort.
• Khu du lịch.
• Hội thao.

Hoạt động flycam cần tuân thủ điều kiện an toàn và quy định khu vực.

Nhân sự hậu cần

Hậu cần phụ trách nhiều công việc quan trọng:

• Nhận và kiểm đếm vật dụng.
• Sắp xếp quà.
• Chuẩn bị tài liệu.
• Quản lý đạo cụ.
• Hỗ trợ nghệ sĩ.
• Bổ sung vật tư.
• Kiểm tra khu vực.
• Thu dọn.
• Bàn giao.
• Hỗ trợ vận chuyển.

Nhân viên hậu cần cần có danh sách rõ ràng, tránh thất lạc quà hoặc đạo cụ.

Nhân sự an ninh và phân luồng

Nhân sự an ninh có thể:

• Kiểm soát cổng.
• Hướng dẫn xe.
• Bảo vệ khu kỹ thuật.
• Kiểm soát khách.
• Phân luồng.
• Hỗ trợ khách VIP.
• Xử lý tình huống.
• Bảo vệ tài sản.
• Hỗ trợ sơ tán.

Số lượng phụ thuộc vào quy mô, địa điểm và tính chất khách mời.

Nhân sự team building

TV Media & Event tổ chức nhiều hình thức:

• Team building bãi biển.
• Team building trong nhà.
• Amazing Race.
• Team building sinh tồn.
• Team building đào tạo.
• Team building quân đội.
• Hội thao.
• Family Day.
• Team building kết hợp gala.

Đội nhân sự có thể gồm:

• MC quản trò.
• Hoạt náo viên.
• Điều phối viên.
• Trọng tài.
• Nhân viên trạm.
• Hậu cần.
• Kỹ thuật âm thanh.
• Quay phim.
• Chụp ảnh.
• Nhân sự y tế.
• Quản lý game tool.

Cho thuê game tool và nhân sự vận hành

TV Media & Event có thể cung cấp game tool cho:

• Trò chơi vận động.
• Trò chơi trí tuệ.
• Amazing Race.
• Hội thao.
• Trò chơi sân khấu.
• Chương trình thiếu nhi.
• Family Day.
• Hoạt động gắn kết.

Việc thuê game tool nên đi kèm nhân sự hướng dẫn nếu doanh nghiệp chưa có đội vận hành. Mỗi dụng cụ cần được kiểm tra về độ an toàn, số lượng và cách sử dụng.

Quy trình chạy event A-Z tại TV Media & Event

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Khách hàng cung cấp:

• Tên sự kiện.
• Mục tiêu.
• Ngày tổ chức.
• Địa điểm.
• Số lượng khách.
• Đối tượng khách.
• Ngân sách.
• Hạng mục cần hỗ trợ.
• Yêu cầu thương hiệu.
• Các mốc thời gian.

Bước 2: Tư vấn và phân tích

TV Media & Event phân tích:

• Tính chất chương trình.
• Hành trình khách mời.
• Số khu vực.
• Số lượng nhân sự.
• Nhu cầu kỹ thuật.
• Hoạt động biểu diễn.
• Hình thức media.
• Rủi ro.
• Phương án dự phòng.

Bước 3: Xây dựng phương án

Phương án có thể gồm:

• Concept.
• Sơ đồ.
• Timeline.
• Cơ cấu nhân sự.
• Thiết bị.
• Tiết mục.
• Media.
• Chi phí.
• Kế hoạch triển khai.

Bước 4: Báo giá

Báo giá cần thể hiện:

• Từng hạng mục.
• Số lượng.
• Đơn vị tính.
• Thời gian.
• Chi phí.
• Thuế.
• Phụ phí.
• Phạm vi công việc.
• Hạng mục chưa bao gồm.

Bước 5: Duyệt nhân sự và thiết kế

Khách hàng duyệt:

• MC.
• PG-PB.
• Nghệ sĩ.
• Vũ đoàn.
• Người mẫu.
• Thiết kế.
• Kịch bản.
• Timeline.
• Sơ đồ.
• Visual.

Bước 6: Sản xuất và chuẩn bị

Các bộ phận triển khai:

• In ấn.
• Thi công.
• Chuẩn bị thiết bị.
• Chuẩn bị trang phục.
• Training.
• Tập luyện.
• Chuẩn bị đạo cụ.
• Kiểm tra file.
• Xác nhận nhân sự.

Bước 7: Tổng duyệt

Tổng duyệt giúp kiểm tra:

• MC.
• Đại biểu.
• Âm thanh.
• Ánh sáng.
• LED.
• Video.
• Nghi thức.
• Tiết mục.
• Đạo cụ.
• Lối di chuyển.
• Thời lượng.

Bước 8: Vận hành chương trình

Trong ngày tổ chức:

• Nhân sự tập trung.
• Điểm danh.
• Kiểm tra trang phục.
• Kiểm tra thiết bị.
• Setup check-in.
• Đón khách.
• Chạy sân khấu.
• Quản lý hậu trường.
• Kiểm soát timeline.
• Ghi hình.
• Xử lý phát sinh.

Bước 9: Thu dọn và bàn giao

Sau chương trình:

• Thu hồi thiết bị.
• Kiểm đếm vật dụng.
• Thu dọn đạo cụ.
• Bàn giao địa điểm.
• Tổng hợp dữ liệu.
• Gửi hình ảnh.
• Dựng video.
• Đối chiếu phát sinh.

Bước 10: Nghiệm thu

Hai bên xác nhận:

• Hạng mục hoàn thành.
• Số lượng nhân sự.
• Thời gian.
• Chất lượng.
• Chi phí phát sinh.
• Tư liệu bàn giao.
• Phản hồi.

Những loại hình sự kiện TV Media & Event hỗ trợ

Gala dinner

Hỗ trợ:

• Kịch bản.
• MC.
• Lễ tân.
• Ca sĩ.
• Vũ đoàn.
• DJ.
• Ban nhạc.
• Trò chơi.
• Vinh danh.
• Điều phối.
• Kỹ thuật.
• Media.

Lễ khai trương

Hỗ trợ:

• MC.
• PG-PB.
• Lễ tân.
• Múa lân.
• Cắt băng.
• Âm thanh.
• Backdrop.
• Quay phim.
• Chụp ảnh.
• Hậu cần.

Hội nghị và hội thảo

Hỗ trợ:

• Check-in.
• MC.
• Lễ tân.
• Điều phối VIP.
• Kỹ thuật trình chiếu.
• Phiên dịch.
• Livestream.
• Quay phim.
• Chụp ảnh.

Lễ kỷ niệm

Hỗ trợ:

• Kịch bản.
• Video.
• MC.
• Nghi thức.
• Biểu diễn.
• Vinh danh.
• Media.
• Điều phối.
• Hậu cần.

Ra mắt sản phẩm

Hỗ trợ:

• Concept.
• MC.
• PG-PB.
• Người mẫu.
• Vũ đoàn.
• LED.
• Livestream.
• Trải nghiệm sản phẩm.
• Media.
• Điều phối.

Activation

Hỗ trợ:

• PG-PB.
• MC hoạt náo.
• Mascot.
• Trưởng nhóm.
• Sampling.
• Trò chơi.
• Thu thập dữ liệu.
• Media.
• Báo cáo.

Roadshow

Hỗ trợ:

• Nhân sự.
• Phương tiện.
• Đồng phục.
• Lộ trình.
• Xin phép nếu cần.
• Điều phối.
• Hậu cần.
• Media.

Team building

Hỗ trợ:

• Kịch bản.
• MC.
• Game tool.
• Hoạt náo viên.
• Trọng tài.
• Nhân viên trạm.
• Âm thanh.
• Media.
• Gala kết hợp.

Tiệc cuối năm

Hỗ trợ:

• Concept.
• Sân khấu.
• MC.
• Ca sĩ.
• Vũ đoàn.
• DJ.
• Trò chơi.
• Vinh danh.
• Bốc thăm.
• Media.
• Điều phối.

Các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá nhân sự

Số lượng

Đội càng lớn càng cần thêm leader và chi phí quản lý.

Thời gian

Giá có thể tính theo:

• Giờ.
• Ca.
• Buổi.
• Ngày.
• Số tiết mục.
• Số buổi tổng duyệt.

Kinh nghiệm

MC, ca sĩ, điều phối hoặc kỹ thuật viên có nhiều kinh nghiệm thường có chi phí cao hơn.

Trang phục

Trang phục có sẵn sẽ khác trang phục may mới hoặc thiết kế riêng.

Ngoại ngữ

MC, lễ tân và PG-PB song ngữ thường có mức phí cao hơn.

Địa điểm

Chương trình ngoài TP.HCM có thể phát sinh:

• Di chuyển.
• Lưu trú.
• Ăn uống.
• Phụ cấp.
• Vận chuyển thiết bị.
• Vận chuyển trang phục.

Thời điểm

Cuối năm, cuối tuần và ngày lễ thường có nhu cầu cao.

Mức độ phức tạp

Sự kiện có nhiều khu vực, nhiều khách VIP và nhiều cue cần thêm điều phối.

Cách tối ưu chi phí khi thuê nhân sự A-Z

Xác định đúng phạm vi

Doanh nghiệp cần xác định rõ agency phụ trách toàn bộ hay một phần.

Ưu tiên vị trí cốt lõi

Không nên cắt giảm:

• Điều phối.
• Kỹ thuật.
• Check-in.
• Hậu cần.
• Quản lý sân khấu.

Chọn đúng phân khúc

Không phải chương trình nào cũng cần nghệ sĩ nổi tiếng hoặc MC truyền hình.

Thuê trọn gói

Một đơn vị quản lý nhiều hạng mục giúp giảm phí điều phối và số lượng đầu mối.

Đặt lịch sớm

Đặt sớm giúp có nhiều lựa chọn và tránh phụ phí mùa cao điểm.

Chốt timeline

Timeline thay đổi nhiều dễ phát sinh thời gian chờ và ngoài giờ.

Chuẩn bị brief đầy đủ

Brief nên có:

• Mục tiêu.
• Ngân sách.
• Số khách.
• Địa điểm.
• Thời gian.
• Hạng mục.
• Nhận diện.
• Yêu cầu đặc biệt.

Những sai lầm thường gặp khi thuê đội chạy event

Chọn đơn vị chỉ vì giá thấp

Giá thấp có thể chưa bao gồm:

• Quản lý.
• Ngoài giờ.
• Tổng duyệt.
• Di chuyển.
• Thuế.
• Trang phục.
• Dự phòng.

Không có timeline chi tiết

Timeline chung chung khiến các bộ phận không biết thời điểm chuẩn bị.

Không phân công đầu mối

Mỗi hạng mục cần một người chịu trách nhiệm.

Không tổng duyệt

Không tổng duyệt làm tăng nguy cơ sai cue, sai file và sai vị trí.

Không có phương án B

Cần dự phòng:

• Mưa.
• Mất điện.
• Nhân sự vắng.
• Thiết bị lỗi.
• Khách đến trễ.
• Chương trình kéo dài.

Không kiểm tra file

Video, slide, font và tỷ lệ màn hình cần được kiểm tra trực tiếp trên hệ thống.

Cắt giảm điều phối viên

Điều phối là bộ phận giữ toàn bộ chương trình kết nối. Cắt giảm quá mức có thể gây nhiều lỗi vận hành.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp nhân sự uy tín

Một đơn vị đáng tin cậy nên có:

• Hồ sơ nhân sự rõ ràng.
• Video thực tế.
• Báo giá minh bạch.
• Hợp đồng.
• Quy trình brief.
• Quản lý hiện trường.
• Phương án thay thế.
• Kinh nghiệm đúng loại hình.
• Khả năng phản hồi nhanh.
• Nhiều nhóm nhân sự.
• Dịch vụ kỹ thuật và media.
• Quy trình nghiệm thu.

Vì sao nên chọn TV Media & Event?

Hệ thống dịch vụ đa dạng

TV Media & Event hoạt động trong bốn nhóm chính:

• Event.
• Media.
• Team building.
• Cung cấp nhân sự và game tool.

Một đầu mối xuyên suốt

Khách hàng giảm thời gian làm việc với nhiều nhà cung cấp.

Nhân sự được lựa chọn theo chương trình

Tiêu chí có thể gồm:

• Kinh nghiệm.
• Ngoại hình.
• Phong cách.
• Ngoại ngữ.
• Kỹ năng.
• Ngân sách.
• Loại hình sự kiện.

Quy trình rõ ràng

Từ tiếp nhận, tư vấn, gửi hồ sơ, brief, tổng duyệt đến vận hành đều được phân chia theo từng bước.

Hỗ trợ linh hoạt

Khách hàng có thể thuê:

• Một MC.
• Một nhóm PG-PB.
• Một đội lễ tân.
• Một tiết mục.
• Ekip media.
• Đội team building.
• Hoặc gói event A-Z.

Tối ưu chi phí

Đội ngũ tư vấn giúp bố trí đúng số lượng, lựa chọn đúng phân khúc và hạn chế các khoản phát sinh.

Có nhiều dịch vụ bổ trợ

Ngoài cung cấp nhân sự sự kiện TPHCM, TV Media & Event còn triển khai:

• Gala dinner.
• Khai trương.
• Hội nghị.
• Lễ kỷ niệm.
• Ra mắt sản phẩm.
• Activation.
• Roadshow.
• Team building.
• Chụp ảnh.
• Quay phim.
• TVC.
• Livestream.
• Demo phối cảnh.
• Game tool.

Câu hỏi thường gặp

Hỗ trợ chạy event A-Z có bao gồm nhân sự không?

Có. Tùy gói, dịch vụ có thể bao gồm nhân sự tiền kỳ, đón tiếp, sân khấu, kỹ thuật, hậu cần và media.

Có thể thuê riêng từng vị trí không?

Có. Khách hàng có thể thuê riêng MC, PG-PB, lễ tân, điều phối viên, quay phim hoặc kỹ thuật viên.

Nên liên hệ trước bao lâu?

Chương trình thông thường nên chuẩn bị trước từ hai đến bốn tuần. Sự kiện lớn hoặc tổ chức cuối năm cần thời gian dài hơn.

Có được duyệt hồ sơ nhân sự không?

Khách hàng có thể xem hình ảnh, video, kinh nghiệm và thông tin trước khi xác nhận.

Nhân sự có được training không?

Nhân sự được brief về nhiệm vụ, thương hiệu, timeline, trang phục và quy định chương trình.

Có MC và lễ tân song ngữ không?

TV Media & Event có thể tư vấn nhân sự ngoại ngữ theo nội dung và yêu cầu cụ thể.

Có cung cấp nhân sự ngoài TP.HCM không?

Có thể hỗ trợ nhiều tỉnh thành. Chi phí di chuyển và lưu trú được thống nhất trước.

Có hỗ trợ thiết kế sân khấu không?

TV Media & Event có thể hỗ trợ concept, thiết kế, demo phối cảnh và phối hợp thi công theo phạm vi dự án.

Có dịch vụ livestream không?

Đơn vị cung cấp ekip livestream, quay phim, kỹ thuật, đồ họa và quản trị nội dung theo yêu cầu.

Có tổ chức team building trọn gói không?

Có. Các hình thức gồm team building, Amazing Race, sinh tồn, đào tạo, hội thao và chương trình kết hợp gala.

Có cho thuê game tool riêng không?

Khách hàng có thể thuê game tool hoặc sử dụng gói kèm quản trò và đội vận hành.

Báo giá phụ thuộc vào yếu tố nào?

Chi phí phụ thuộc vào số lượng nhân sự, thời gian, địa điểm, kinh nghiệm, thiết bị, trang phục, tổng duyệt và mức độ phức tạp.

Làm sao nhận báo giá chính xác?

Khách hàng nên cung cấp:

• Ngày tổ chức.
• Địa điểm.
• Số lượng khách.
• Loại sự kiện.
• Thời gian.
• Hạng mục cần hỗ trợ.
• Nhân sự cần thuê.
• Yêu cầu kỹ thuật.
• Ngân sách dự kiến.

Kết luận

Một sự kiện thành công là kết quả của quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng và sự phối hợp chính xác giữa nhiều bộ phận. MC, PG-PB, lễ tân, nghệ sĩ, điều phối, kỹ thuật, hậu cần và media đều là những mắt xích quan trọng.

Nếu doanh nghiệp tự làm việc với nhiều nhân sự và nhà cung cấp riêng lẻ, việc kiểm soát thông tin, thời gian và trách nhiệm có thể trở nên phức tạp. Giải pháp sử dụng một đơn vị hỗ trợ chạy event A-Z giúp giảm đầu mối, đồng bộ quy trình và chủ động xử lý phát sinh.

TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA mang đến dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện TPHCM kết hợp hỗ trợ tổ chức chương trình từ tiền kỳ đến hậu kỳ. Khách hàng có thể thuê riêng từng vị trí hoặc lựa chọn giải pháp trọn gói theo mục tiêu và ngân sách.

Từ gala dinner, khai trương, hội nghị, lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm đến activation, roadshow và team building, đội ngũ TV Media & Event sẵn sàng tư vấn cơ cấu nhân sự, xây dựng quy trình và phối hợp vận hành.

Bên cạnh nhân sự, đơn vị còn cung cấp media, livestream, quay TVC, demo phối cảnh, tổ chức team building và cho thuê game tool. Việc tích hợp nhiều hạng mục giúp chương trình đồng bộ hơn và giảm áp lực quản lý cho doanh nghiệp.

Hãy liên hệ TV Media & Event để được tư vấn giải pháp nhân sự và vận hành event phù hợp cho chương trình sắp tới.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

TV EVENT – TEAMBUILDING – MEDIA

Hotline: 0916 558 666

Website: https://www.tvevent.vn

Facebook: https://www.facebook.com/tochucsukienchuyennghiep.tvevent.vn

Email: sales.tvgroup@gmail.com

Địa chỉ: Số nhà 5, hẻm 25/01/04, đường Vạn Phúc, Phường Hà Đông, TP. Hà Nội

Văn phòng TP.HCM: 12 Đường Số 14, Phường Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

TV Media & Event – Giải pháp tổ chức sự kiện, truyền thông, team building và cung ứng nhân sự chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp.