Dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo chuẩn quy trình

Tổ chức hội nghị, hội thảo ngày nay được hầu hết mọi doanh nghiệp thực hiện đều đặn hàng năm. Đây là dịp để doanh nghiệp gặp gỡ, gắn kết với khách hàng và các đối tác kinh doanh cũng như thu hút các đối tượng khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, làm cách nào để tổ chức hội nghị đạt hiệu quả cao và tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp? TV Media & Event sẽ cung cấp những thông tin chi tiết cần biết thông qua bài viết dưới đây.

Tổ chức hội nghị, hội thảo là gì?

Tổ chức hội nghị, hội thảo là việc tổ chức một cuộc họp, buổi giao lưu, gặp gỡ cho một nhóm người có chung một vấn đề, cùng ngành nghề để thảo luận, nêu ý kiến, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm hoặc củng cố mối quan hệ.

Đồng thời, tổ chức hội nghị, hội thảo còn là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề còn tồn đọng, đưa ra những giải pháp phát triển kinh doanh tốt hơn, thúc đẩy quảng bá hình ảnh thương hiệu, và tiếp cận được nhiều hơn các đối tượng khách hàng.

Các loại hình tổ chức hội nghị, hội thảo phổ biến nhất 2024

Có nhiều hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo khác nhau tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu của doanh nghiệp được diễn ra trong nội bộ hoặc mở rộng ra bên ngoài doanh nghiệp. Dưới đây là những loại hình tổ chức hội nghị, hội thảo phổ biến nhất năm 2024.

Tổ chức hội thảo khoa học

Đây là sự kiện thường niên được tổ chức bởi các khối ngành giáo dục, các trường đại học, trung tâm công nghệ, viện nghiên cứu phát triển.

Tổ chức hội thảo Workshop

Tổ chức hội thảo Workshop trong các lĩnh vực tài chính, ngân hàng, Marketing, giải trí…để giúp người tham gia thảo luận, chia sẻ kiến thức, trau dồi kỹ năng.

Tổ chức hội nghị ra mắt sản phẩm

Khi doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm mới tiếp cận người tiêu dùng một cách nhanh nhất sẽ lựa chọn dịch vụ tổ chức hội nghị ra mắt sản phẩm. Mục đích kết nối bền vững với khách hàng cũ, thu hút khách hàng tiềm năng, tăng tỉ lệ chuyển đổi.

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là sự kiện quan trọng được thực hiện để cảm ơn khách hàng đã tin tưởng và luôn đồng hành cùng doanh nghiệp.

Tổ chức hội thảo du học

Đây là sự kiện chia sẻ, giải đáp những thắc mắc xoay quanh vấn đề đi du học như chọn trường, học phí, học bổng, sinh hoạt phí, nơi ở,… cho những bạn có mong muốn đi du học trong thời gian sắp tới.

Tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết cuối năm

Tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết cuối năm được các doanh nghiệp, các đơn vị thực hiện thường niên theo định kỳ 6 tháng/lần hoặc 12 tháng/lần nhằm mục đích báo cáo tình hình hoạt động, báo cáo kết quả kinh doanh và định hướng kinh doanh trong tương lai.

Tổ chức hội nghị thượng đỉnh

Sự kiện tổ chức hội nghị thượng đỉnh thường diễn ra với quy mô lớn với sự góp mặt của các nguyên thủ Quốc gia. Tại đây, họ trao đổi, thảo luận về những diễn biến nóng hổi liên quan đến kinh tế, chính trị, khí hậu,…Nhằm mục đích tạo mối quan hệ hữu nghị hợp tác lâu dài, kết nối và xúc tiến thương mại.

Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Tổ chức hội nghị, hội thảo Quốc tế được tổ chức với đối tượng khách hàng mời là các nước thành viên trong cùng khu vực, trong Liên Hợp Quốc…Mục đích của sự kiện là gắn kết mối quan hệ giữa các nước trong cả kinh tế và chính trị, văn hóa – thể thao.

Tổ chức hội thảo du lịch

Tổ chức hội thảo du lịch là sự kiện được tổ chức kết hợp hai hình thức bởi cuộc họp và du lịch nhằm mục đích gắn kết mối quan hệ giữa các thành viên và thu hút sự hợp tác của các đối tượng khách mời.

Tổ chức hội nghị doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị doanh nghiệp được tiến hành với mục đích giúp cho chủ sở hữu doanh nghiệp nhìn nhận tổng quát tình hình kinh tế và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục và chiến lược kinh doanh cùng các quyết định quan trọng khác.

Quy trình tổ chức hội nghị tối ưu chi phí và hiệu quả

Để tổ chức hội nghị đạt hiệu quả mong muốn như kế hoạch đề ra và tối ưu chi phí triệt để, các doanh nghiệp nên thực hiện theo đúng quy trình sau:

• Xác định chủ đề và hình thức tổ chức hội nghị.
• Thiết lập kế hoạch tổ chức hội nghị một cách cụ thể và tối ưu ngân sách. Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức thuận tiện cho tất cả các đối tượng khách mời.
• Xây dựng kế hoạch và ngân sách dự phòng để giảm thiểu rủi ro khi hội nghị bị gián đoạn.
• Lên danh sách các hạng mục cần chuẩn bị cho tổ chức hội nghị. Đảm bảo đủ nhân sự phục vụ, các dụng cụ vật dụng cần thiết cho hội nghị.
• Thực hiện các biện pháp truyền thông để quảng bá hình ảnh, quy mô của hội nghị trước khi diễn ra.
• Tổ chức hội nghị theo đúng kế hoạch đã đề ra.
• Kết thúc hội nghị: đánh giá hiệu quả, đúc kết kinh nghiệm, định hướng phát triển trong thời gian tới. Đồng thời chăm sóc mối quan hệ với khách hàng và các đối tác tham gia để đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Các thiết bị cần thiết để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Các buổi tổ chức hội nghị, hội thảo cần rất nhiều các công cụ hỗ trợ để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Những thiết bị này phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và mục đích của sự kiện.

Trong đó, các thiết bị cần thiết không thể thiếu được kể đến như:

• Màn chiếu, máy chiếu, màn LED.
• Thiết bị phiên dịch, cabin dịch.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng.

Nhân sự quay chụp trong tổ chức hội nghị

Thành phần nhân sự quay chụp trong một hội nghị, hội thảo là không thể thiếu, những nhân sự này gồm có:

• 2 nhân sự chụp ảnh: chụp lại các khoảnh khắc đẹp diễn ra trong hội nghị theo đúng kịch bản.
• 2 nhân sự quay phim: lưu giữ hình ảnh đẹp trong sự kiện để phục vụ cho hoạt động quảng cáo, truyền thông của doanh nghiệp.

TV Media & Event cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo đúng quy trình với những sự kiện thành công vang dội

TV Media & Event đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tại Việt Nam

TV Media & Event là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp khi lựa chọn dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo. Chúng tôi cam kết:

• Hỗ trợ doanh nghiệp lên ý tưởng, xây dựng kịch bản phù hợp với chủ đề và ngân sách của doanh nghiệp.
• Cung cấp các thiết bị cần thiết tùy thuộc quy mô hội nghị và đảm bảo nhân sự phục vụ trong suốt quá trình hội nghị diễn ra.
• Báo giá chi tiết, cụ thể từng hạng mục với mức giá cạnh tranh, chất lượng dịch vụ cao.
• Hỗ trợ truyền thông sự kiện, quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp thông qua các đối tác truyền thông lớn của TV Media & Event.
• Đảm bảo sự kiện được diễn ra theo đúng quy trình và thành công.

Nếu đang cần một đơn vị tổ chức chuẩn quy trình, khách hàng hãy liên hệ với chúng tôi qua website: tvevent.vn hoặc liên hệ trực tiếp thông qua Hotline: 0916.558.666 để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết nhất nhé.